Joululoman aikana sähköpostilaatikko täyttyy helposti sadoista viesteistä. Kun postilaatikkosi tukkeutuu, hukkuvat kiireelliset ja tärkeät yhteydenotot uutiskirjeiden ja Viagra-mainosten sekaan. Etsiessäsi jotain tiettyä sähköpostia hiipivät muut postilaatikossa vaanivat viestit tukkimaan huomiokanavasi: stressikierrokset nousevat kuin varkain.

Seuraavassa esittelen viisi vinkkiä sähköpostilaatikon putsaamiseksi. Tuloksena inboxiisi päätyvät vain sellaiset yhteydenotot, jotka ovat oikeasti tärkeitä, ja sähköpostin rooli stressinaiheuttajana vähenee merkittävästi.

1) Pidä roskapostisuotimesi ajan tasalla

Kouli sähköpostiohjelmasi roskapostisuodinta merkitsemällä säännöllisesti siltä livahtaneet postit roskapostiksi, ja väärät hälytykset puolestaan toivotuiksi vieraiksi. Näin pidät huolen siitä, että sinulle osoitetut viestit löytävät tiensä inboxiisi, ja sähkösaaste päätyy automaattisesti roskakoriin.

2) Peruuta uutiskirjeet, joita et seuraa

Lähes kaikki uutiskirjeet tarjoavat mahdollisuuden peruuttaa kirje. Ota tavaksesi peruuttaa kaikki sellaiset uutiskirjeet, joita et seuraa. Jos kirjeen lähettäjä ei ole vaivautunut peruutuslinkkiä liittämään, kouluta roskapostisuotimesi nappaamaan lurjus kiinni.

3) Käytä kansioita

Tee kansioita eri sähköpostiaihealueiden mukaan. Hyviä kansioluokkia ovat esimerkiksi ”Aktiiviset”, ”Projektit”, ”Vastuualueet” ja ”Arkisto”. Lisäksi voit tehdä kullekin yksittäiselle projektille alikansiot. Näin sähköpostisi ovat aina käsillä, ja löydät nopeasti tarvitsemasi informaation.

4) Käytä sähköpostiohjelmasi sääntöjä

Ohjaa esimerkiksi tilaamasi uutiskirjeet ja muut tiedotteet suoraan omaan ”Ohjatut”-kansioonsa pois inboxista. Tee esimerkiksi sääntö, jonka mukaan viestit, joiden otsikkokentässä lukee ”Filosofian Akatemian uutiskirje” ohjautuvat automaattisesti kansioon ”Ohjatut”.

5) Pidä aktiiviset ja arkistoitavat viestit visusti erillään

Lajittele sähköpostilaatikkosi sisältö säännöllisesti. Jos viesti on turha, tuhoa se. Jos viesti vaatii vastausta tai muuta aktiviteettia, vastaa joko heti, tai siirrä viesti ”Aktiiviset”-kansioon. Jos haluat säilyttää viestin, mutta se ei vaadi toimintaa, siirrä se ”Arkisto” -kansioon. Näin arkistoitava materiaali ei vie huomiotasi silloin, kun jotain tarvitsee tehdä, mutta pääset siihen yhä tarvittaessa käsiksi.

Näillä viidellä konstilla pidät huolen siitä, että sähköpostilaatikkosi pysyy tyhjillään, eivätkä tärkeät yhteydenotot huku tusinainformaation sekaan. Seurauksena saat eliminoitua yhden merkittävän stressinaiheuttajan elämästäsi ja vapautat aikaasi tärkeämmille asioille.

Lisää vinkkejä stressittömään työhön löydät Filosofian Akatemian Ajattelunhallinnan oppaasta. Lataa se maksutta täältä.

Loistavaa alkanutta vuotta kaikille!