Tag Archives: ajattelunhallinta

Yhteisten pelisääntöjen sopiminen tekee tilaa ajattelulle

30/11/2022

Jätä kommentti

Harva elää erakkona metsän keskellä. Useimmiten olemme ainakin töissä tekemisissä myös muiden ihmisten kanssa. Ajattelun kirkkauden kannalta lähes yhtä tärkeää kuin häiriötekijöiden poistaminen on sopia yhteiset pelisäännöt. Erityisen tärkeää tämä on töissä, mutta myös kotona kannattaa aika ajoin miettiä, mitkä työt kuuluvat milloinkin sinun vastuullesi ja mitkä muille.

Vastuunjako edellyttää suunnittelua. 

Kokoa tiimisi yhteen. Miettikää yhdessä, miten esimerkiksi sähköposti-, pikaviesti-, tai puhelutulvaa voisi suitsia. Voisiko kokoukset saada toimimaan jouhevammin – tai tarvitseeko niitä ryökäleitä ylipäätään pitää puolta tusinaa joka ikinen päivä?

Ajattelun sujuvuuden kannalta on olennaista, että toimintasi ohjautuu omista, tiimisi ja perheesi päämääristä käsin. Tämän takia on ensin olennaista hahmottaa, miksi ylipäätään teette mitä teette. Sitten kannattaa miettiä, onko joka ikiseen pikaviestimeen pakko vastata viidentoista sekunnin viiveellä. 

Lähes kaikissa valmentamissani organisaatioissa riittää yleensä, että sähköpostit katsotaan kerran päivässä. Miksi sitten ihmiset tulevat niin kärttyisiksi, jos viestiin ei ole vastattu heti? Tai miksi me toistamiseen hamuamme sitä sähköpostia, kun ensimmäinen punainen numeropallo ilmestyy tai kun ohjelmisto sanoo plim? Onko sinun ihan oikeasti pakko tietää viidessä sekunnissa, mikä uutuussarja on tänään tullut Netflixiin tarjolle?

Hyvä lähtökohta viestintäsääntöihin on, että sähköposteihin vastataan viimeistään viikon loppuun mennessä, pikaviesteihin viimeistään seuraavana päivänä. Jos on tosi kova kiire, niin voi soittaa tai laittaa tekstiviestin – tai vaikka tulla ihan fyysisesti piipahtamaan.

Kokousten järjestämisen osalta on hyvä miettiä aluksi, onko kokousta pakko järjestää – vai hoituisiko asia Slack- tai Teams-viestillä? Jos kokousta kuitenkin tarvitaan, kutsu vain ne ihmiset, joiden on ihan oikeasti pakko olla läsnä. Veikkaan, että kokouksiin cc-kutsutut tyhjäntoimittajat maksavat firmoille miljardeja.

Kokouksilla pitää myös olla päämäärä ja niiden pitää johtaa tuloksiin. Tästä syystä kokouksia ennen pitää aina lähettää ainakin kevyesti muotoiltu kokousagenda – ja ennen kokouksen loppua on hyvä sopia ainakin muutama konkreettinen toimenpide, joilla käsiteltyjä asioita edistetään. 

Hyvä tapa on ajoittaa kokoukset alkamaan 15 minuuttia yli tasatunnin – ”akateeminen vartti” toimii muuallakin kuin yliopistoissa. Tällöin kokousten väliin jää hengitysvaraa. Yleensä tunnin asiat saa helposti sovittua puolessa tunnissa, jos aikaa on varattu vain sen verran. Lopuksi, jos aikaa jää yli, lopeta kokous ja mene vaikka hetkeksi nauttimaan ulos auringonpaisteesta sen sijaan, että käyttäisit viimeisen vartin yleisistä asioista jaaritteluun.

Sopimalla selkeät viestintä- ja kokouspelisäännöt vapautat tietoiselle mielellesi kottikärrykaupalla kaistanleveyttä, jonka voit käyttää keskittyäksesi kulloinkin kaikkein tärkeimpiin asioihin.

4 nopeaa tapaa parantaa keskittymistä tietotyössä

21/08/2022

1 kommentti

Tutkimusten mukaan ihminen kykenee pitämään tietoisessa mielessään vain noin 3–5 asiaa kerrallaan. Jos hoitamattomat asiat putkahtelevat mieleen, kadulla porataan, sähköposti sanoo plim tämän tästä ja yrität keskittyä kuumeisesti huomisen presentaation laatimiseen, ei enää tarvita kuin kollega esittelemään Tiktokin uutuusmeemiä, niin pää sanoo poks.

Jos tietoinen ajattelu ei onnistu, komento siirtyy ajattelun primitiivisempiin järjestelmiin, ja vaihtoehtoja on tällöin käytännössä kolme: taistele, pakene tai jäädy.

Aivojemme biologinen kehitys on niin hidasta, että käytännössä merkittäviä muutoksia ihmisaivoissa ei ole tapahtunut kymmeniin tuhansiin vuosiin. Toisin sanoen, aivomme ovat yhä luolaihmisen aivot. Biologinen evoluutio on optimoinut aivotoiminnan ihmiselle biologisesti luontaiseen ympäristöön: metsään ja savannille. Tietoisen ja tiedostomattoman mielen rajat muuttuvatkin lähes merkityksettömiksi silloin kun ”työpäivä” koostuu metsässä samoilusta, marjojen keräilystä tai antiloopin jahtaamisesta. Tällöin todo-listalla on tasan yksi asia: ”hanki ruokaa”. Vielä viljely-yhteiskunnassakaan ajattelun raja-aidat eivät yleensä tule vastaan. Aamulla lähdetään pellolle, hoidetaan hommat ja tullaan illalla kotiin.

Nykyisessä tietoyhteiskunnassa tilanne on kuitenkin aivan toisenlainen. 

Ensinnäkin, työtä tehdään yhdessä, nykyään usein avokonttoreissa. Toiseksi, viestintävälineiden monimuotoisuus, nopeus ja integrointi arkeen on kasvanut kolmessa vuosikymmenessä dramaattisesti. Vielä 1980-luvulla viestintään oli käytännössä neljä keinoa: puhelin, kirje, ovikellon soittaminen – ja faksi. Nyt meillä on puhelin, tekstiviestit, sähköposti, Teams, Zoom, Skype, Slack, Messenger, WhatsApp, Telegram, WeChat, Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Tiktok – ja joskus harvoin vielä postiluukustakin kopsahtaa jotain. Nämä nyt siis alkajaisiksi. Keskimäärin nykyaikainen toimistotyöntekijä keskeytetään kerran 3 minuutissa. Keskittymisen palauttamiseen menee puolestaan 23 minuuttia.

Pikaviestinten, puhelimen ja sähköpostin lisäksi joka ikinen kännykkäsovellus haluaa myös kertoa sinulle, milloin Woltissa on uusi tarjous, koska virtuaalilohikäärmeesi on kuoriutunut tai milloin Duolingo-putkesi on katkolla. Ja joka ikinen näistä häiriötekijöistä käyttää huomiosi saamiseksi sekä visuaalisia koukkuja kuten pomppivia punaisia palloja ja alituisia plim-ääniä. Ei mikään ihme, että meinaa hermo mennä.

Asialle voi kuitenkin tehdä paljon.

Ensimmäinen askel on rakentaa informaatioympäristömme niin, että häiriötekijöitä on mahdollisimman vähän. Ihan kaikesta ei pääse eroon, mutta on hämmästyttävää, kuinka paljon tilaa voit tehdä ajattelulle pienellä vaivalla.

1. Poista notifikaatiot

Ihan ensimmäisenä kannattaa poistaa sähköpostiohjelmasta, kaikista pikaviestimistä ja kaikista kännykkäsovelluksista ääninotifikaatiot. Jos se on mahdollista, voit vapauttaa vielä lisää kaista poistamalla myös visuaaliset viestit. Maailma ei räjähdä, vaikka näkisitkin uuden Facebook-tykkäyksen vasta kaksi tuntia sen ilmestymisen jälkeen – vaikka Facebook haluaisikin, että klikkaisit sovelluksen auki sekunnissa.

2. Siivoa työpöytäsi – sekä fyysinen että virtuaalinen

Jokainen ympäristössäsi oleva asia voi toimia uuden ajatuksen kimmokkeena. Jos työpöytäsi on täynnä hoitamattomista asioista muistuttavia kaavakkeita, mietit niitä tämän tästä, vaikka pitäisikin keskittyä johonkin ihan muuhun. Siivoa sen sijaan työpöydältäsi kaavakkeet ja muu piiloon, ja laita muistutus vaikkapa tehtävälistallesi tai johonkin mukavaan todo-appiin, jotta muistat ne aikanaan käsitellä.

Toista sama myös tietokoneesi työpöydän, desktopin, kanssa. Aikanaan oma virtuaalityöpöytäni oli täynnään kymmeniä ellei satoja ”hoidettavia” tiedostoja, joista yhtäkään ei tullut oikeasti käsiteltyä, kun aina oli muuta tekemistä. TIlanne muuttui radikaalisti, kun siivosin työpöydän sisällön arkisto-ohjelma Evernoteen. Ota käyttöön jokin parhaista saatavilla olevista arkistointiohjelmista, kuten Bear, OneNote tai Nimbus Note ja siivoa työpöytäsi sisältö sinne. Stressitasot putoavat hetkessä.

3. Varaa tila keskittymiselle

Kun haluat tehdä keskittymistä vaativaa työtä, kannattaa pyrkiä tilaan, jossa on mahdollisimman vähän häiriötekijöitä. Nykyaikana harvalla on omaa toimistoa, mutta suurimmalle osalle on mahdollista hyödyntää kerrassaan huipputehokasta avokonttorimaailman niksiä: varaa itsellesi yhden hengen kokous. Buukkaa kokoushuone työtäsi varten tunniksi tai pariksi, hiippaile ”kokoukseesi”, vedä ovi kiinni, laita kännykkä äänettömälle ja – aaah! – keskity tekemään ihan oikeita töitä. Uppoutumista vaativissa työtehtävissä voit asettaa ajastimen soimaan määräajan kuluessa jotta tiedät varmasti, että päivän muutkin toimet tulevat hoidettua ajallaan. Näin huolehdit siitä, että kukin toimi saa aina jakamattoman huomiosi. 

4. Laita herätys tai muistutus hoidettavista asioista

Todelliset keskittymisen kovanaamat laittavat kaikki notifikaatiot – niin plim-äänet kuin punaiset pallotkin pois – ja ohjelmoivat vaikkapa puhelimen herätystoiminnon muistuttamaan katsomaan sähköpostit ja pikaviestimet kerran tai pari päivässä. Kun notifikaatiot ovat poissa, voi stressi hiipiä helposti siitä, että mitä jos unohdat vastata johonkin tärkeään viestiin. Herätystoiminto auttaa rauhoittamaan mielen, koska tiedät, että sitten kun puhelin piippaa, käyt uudet viestit läpi kaikessa rauhassa.

Toki tällainen itsehillinnän zen vaatii meiltä paljon, sillä yksi syy siihen, miksi muistutukset ja punaiset pallot ovat niin hillittömiä on se, että ne ruokkivat dopamiiniaineenvaihduntaamme. Aina kun värkki sanoo plim, se aktivoi uteliaisuutemme ja kiinnittää huomion siihen, mitä uutta saattaa olla tarjolla.

Harmi vaan, että useimmiten siellä sähköpostissa on oikeasti kiinnostavan tai arvokkaan postin sijaan Gigantin uutiskirje.

Mutta pienelläkin pääsee alkuun. Käy aluksi läpi vaikka vain puhelimesi muistutusasetukset (löytyy useimmissa puhelimissa kohdasta asetukset – ilmoitukset). Poista sieltä se, minkä pystyt – ja jo nyt olet lisännyt merkittävästi kykyäsi keskittyä käsillä oleviin tehtäviin.

5 asiaa, jotka kannattaa tehdä ennen kesälomaa

20/06/2012

1 kommentti

Puoli Suomea jää kesälomalle juhannuksena. Samalla mieleen jää kuitenkin helposti pyörimään yhtä sun toista työhön liittyvää. Jos laiturin nokassa mielessä pyörivät vain täyttämättömät Excel-ruudukot, voi leijonaosa lomasta kuluakin töistä sun muusta stressatessa.

Ihmisen mieli on jännä apparaatti. Tiedostamattomassa mielessä pyörii kerrallaan käsittämätön määrä ajatusprosesseja. Jos sinulla ei ole otetta noihin prosesseihin, ne saattavat putkahtaa milloin tahansa kutsumatta päähäsi. Jos saat sen sijaan synnytettyä tunteen siitä, että elämä on hallinnassa, pälkähtää päähän dramattisesti vähemmän turhaa säpätystä. Tässä viisi nopeaa askelta, jotka kannattaa tehdä ennen lomien alkua lomastressin välttämiseksi.

1. Mieti, mitä oikeasti haluat tehdä

Priorisointi on hankalaa, jos et tiedä, miksi teet niitä asioita, mitä teet. Jossakin sisimmässäsi piilee kuitenkin selitys sille, mikä juuri sinusta on tärkeää ja arvokasta. Käytä siis ennen lomien alkua puolisen tuntia siihen, että tuumaat, mikä sinulle on tärkeää.

Voit tehdä vaikkapa Martin Seligmanin kehittämän loistavan käsialavahvuustestin. Kutsumuskartan avulla kartoitat sinulle merkityksellisen tekemisen luonnetta. Tai sitten voit ottaa kesälukemiseksi itsetutkiskelua siivittävän kirjan. Loistavia ovat esimerkiksi Stephen Coveyn 7 Habits of Highly Effective People ja Tony Schwartzin Be Excellent at Anything.

2. Priorisoi

Kirjoita kaikki syksyllä odottavat projektit ensin allekkain. Kirjoita sitten jokaisesta noin yhden kappaleen pituinen kuvaus. Tee tämän jälkeen projekteista miellekartta: kirjoita A4-arkin keskelle ympyrään ”Syksy 2012”. Kirjoita sitten kaikki syksyn projektit ympäri paperia, ympyröi ne ja yhdistä viivalla keskelle kirjoittamaasi kuplaan. Lisää nyt omiin kupliinsa kaikki, mitä sinulle tulee mieleen syksyllä käynnistyvistä projekteista.

Kun olet tehnyt miellekartan, pyri listaamaan syksyn projektit nyt numeroituna tärkeysjärjestykseen. Alleviivaa listalta lopuksi kolmesta viiteen ensimmäistä projektia: nämä ovat syksyn tärkeimmät hankkeesi.

3. Konkretisoi

Kun tiedät, mitkä ovat syksyn keskeisimmät hankkeet, konkretisoi vielä jokainen. Mieti, mikä on se konkreettinen askel, joka täytyy ottaa, jotta projektit liikkuvat eteenpäin. Vaikka kyseessä olisi kymmentuhatpäisen yrityksen siirtymä linjaorganisaatiosta matriisiin, alkaa jättiprojektikin yhdellä pienellä askelella, oli se sitten soitettu puhelu, lähetetty sähköposti tai täytetty Excel-taulukko.

Kirjoita jokaisen edellisessä vaiheessa listaamasi projektin alle sen ensimmäinen konkreettinen askel, esimerkiksi ”soita Pasille ja varaa aika konsultaatioon” tai ”tee tiimin kokousvaraus”.

4. Varaa ensimmäinen työpäivä syksyn starttaamiselle

Kun palaat syksyllä töihin, on pää todennäköisesti tukevasti loma-asetuksilla. Jos joudut aloittamaan täydessä tohinassa heti yhdeksältä ensimmäisenä maanantaiaamuna, ei ole ihme jos päätä alkaa pian puristaa vanne. Ihmismieli on kuin valtamerilaiva: se kääntyy hitaasti. Vedä siis henkselit ensimmäiselle työpäivällesi ja varmista, että ehdit silloin orientoitua rauhassa syksyn puuhasteluihin.

Varmista työt aloittaessasi, että kaikki on työhuoneessasi, työasemallasi ja muualla töissä niin kuin pitääkin ja tee edellisessä vaiheessa listaamistasi konkreettisista askeleista ainakin osa. Ja jos et voi ruksata koko päivää orientoitumiselle, käytä siihen edes muutama tunti. Näin töihinpaluusta tulee antoisampi ja kokonaisvaltaisempi kokemus.

5. Muista unelmoida

Unelmat syntyvät todellisuudesta – mutta unelmat myös synnyttävät todellisuutta. Maailma on alati liikkeessä, ja se, mihin suuntaan se liikkuu riippuu myös sinusta. Jos saat päähäsi loistoidean, pyörittele sitä mielessäsi ja koeta löytää lämmin ja tasapainoinen olo ideasi kanssa. Kannattaa muistaa, että loistoideat saattavat joskus myös syökseä ylivilkkauteen, hybrikseen. Jos sinusta tuntuu, että unelmasi saa sinut menemään pitkin seiniä, on siinä todennäköisesti vielä jonkin verran työstämistä.

Jos unelmasi saa sen sijaan sinut toistamiseen tuntemaan olosi tasapainoiseksi ja lämpimäksi, pidä siitä kiinni ja mieti, miten esimerkiksi edelliset askeleet kuljettaisivat sinut askeleen sitä lähemmäksi. Realismi tarkoittaa sitä, että uskomuksesi ovat totuudenmukaisia. Realismia on siis myös se, että rakennat todellisuutta sellaiseksi, mistä juuri sinä unelmoit.

5 askelta stressittömään muuttoon

23/05/2012

4 kommenttia

Muutimme vajaa kuukausi sitten Espooseen. Aiemmat muutot ovat olleet varsinaisia stressipiikkejä, ja sanotaankin, että muuttaminen on ihmiselämän kolmanneksi stressavin tapahtuma. Tällä kertaa muutto ei ollut vain stressitön – vaan se vieläpä piristi arjen tuoksinassa. Tässä viisi keskeisintä askelta stressittömään muuttoon.

1. Suunnittele muutto hyvin etukäteen

Isoin stressitekijä muutossa on, että siihen liittyy niin valtavan paljon pieniä hoidettavia asioita. Ihmisen työmuisti pystyy pitämään kerrallaan mielessä vain noin seitsemän asiaa. Muuton sadasta kahteensataan venyvät askareatomit tööttäävät mielen tukkoon alta aikayksikön – ja seinät kaatuvat päälle.

Muutto kannattaakin suunnitella tarkoin etukäteen. Pikkuaskareet muuttolaatikoiden tilaamisesta sähkösopimuksen tekemiseen, osoitteenmuutoksesta suksien pakkaamiseen kannattaa kaikki kirjata ylös. Loistavan startin muuton suunnittelulle saat Fortumin ylläpitämästä erinomaisesta muuttajan muistilistapalvelusta.

2. Konkretisoi muuttoon liittyvät askareet

Kun olet ladannut muuttajan muistilistan, konkretisoi se käytännön tehtäviin sen mukaan, missä voit tehdä asiat. Tee esimerkiksi puhelimitse asioitaville asioille yksi lista, ja tietokoneella hoidettaville toinen. Näin pystyt hoitamaan samantyyppisiä asioita arjen lomassa helposti.

Jos esimerkiksi lähetät verkkolomakkeella muuttofirmalle tarjouspyynnön, voit seuraavaksi laittaa sähköpostia nettiliittymäsi tarjoajalle ja ilmoittaa uudesta osoitteesta. Ajattelunhallinta on loistava menetelmä askareiden konkretisointiin. Voit tutustua siihen siihen lataamalla Ajattelunhallinnan oppaan täältä.

3. Konkretisoi pakkaaminen

Pakkaaminen on yksi muuton työläimmistä vaiheista – ja sataprosenttisen varma stressin aiheuttaja, jos se jää viime tinkaan. Pakkaamisessa on tärkeää konkretisoida käytännön toimenpiteet. Jos muuttajan tehtävälistalla lukee ”pakkaa olohuoneen tavarat”, on lähes varmaa, että askare jää viime tinkaan. Olouhuoneen tavaroiden pakkaaminen kun on sellainen savotta, ettei siitä kukaan selviä käden käänteessä. Jos hyödynnät sen sijaan ajattelunhallinnan perusmenetelmiä, saat pakkaamisen loksahtamaan arjen lomaan kuin itsestään.

Tee jokaiselle huoneelle oma lista. Käy sitten asuntosi läpi, ja kirjaa listaan mahdollisimman yksityiskohtaisella tasolla, mitä kaikkea pitää pakata. Esimerkiksi ”pakkaa olohuoneen kirjahyllyn lelulaatikko”, ”pakkaa keittiön kattilakaappi”, ”pakkaa siivouskaapin ylähylly” ja niin edelleen. Tilaa sitten hyvissä ajoin kotiin muuttolaatikoita. Näin voit vaivatta pakata esimerkiksi vain yhden kirjahyllyn tason silloin, kun sinulla on hetki aikaa – ilman, että joutuisit tarttumaan hahmottomaan ”olohuoneen pakkaus” -toimeen. Pian huomaat muuttopäivän lähetyessä, että puolet asunnostasi onkin jo pakattu kuin itsestään.

4. Pakkaa systemaattisesti

Pakkaa laatikot niin, että yhteen laatikkoon menevät tavarat siirtyvät suurin piirtein samaan paikkaan myös määränpäässä. Merkitse jokaiseen laatikkoon, mihin huoneeseen ne ovat menossa. Muuten laatikot jäävät irvistämään olohuoneen nurkkaan viikkokausiksi. Jos laatikot sen sijaan löytävät tiensä kohdeosoitteen oikeisiin huoneisiin, tulevat ne myös purettua alta aikayksikön.

Kannattaa myös muistaa, ettei muuttolaatikoita kannata pakata liian täyteen. Huolehdi siitä, ettei laatikon sisältö liikehdi kannettaessa, ja että kaikki laatikot voidaan pinota toistensa päälle. Näin säästät paljon päänvaivaa itse muuttopäivänä.

5. Koordinoi muuttoapu hyvissä ajoin

Jos se suinkin on mahdollista, kannattaa käyttää hyvämaineista muuttofirmaa. Se ei ole ihan ilmaista, mutta vähentää stressiä huomattavasti: ammattilaiset tekevät tätä hommaa päivittäin ja osaavat sen aivan varmasti noin kymmenen kertaa paremmin kuin tällainen tavallinen tallaaja.

Jos et halua käyttää muuttofirmaa, kannattaa silti tilata ainakin muuttolaatikot ja muuttoauto jostakin ammattifirmasta: kunnon laatikot ja riittävän tilava auto vähentävät radikaalisti muuttamiseen liittyvää stressiä. Muuttoapu kannattaa myös koordinoida hyvissä ajoin. Kysy, ketkä pääsevät paikalle ja ilmoita tarkkaan, mihin aikaan lähtöosoitteessa ja määränpäässä olisi tarkoitus häärätä. Jos nojaat kaveriporukkaan, kannattaa kavereita pyytää paikalle mieluummin muutama liikaa; on hyvin todennäköistä, että yksi tai kaksi jää viime tingassa tulematta. Tilaa vielä muuttopizzat ja -oluet hyvissä ajoin niin, että kaikille muuttajille jää urakasta hyvä mieli.

Kun suunnittelet muuton hyvissä ajoin, konkretisoit systemaattisesti muuttoon liittyvät tehtävät ja koordinoit muuttoavun reilusti ennen muuttopäivää, muuttuu stressiä aiheuttava muuttokaaos tarkkaan hallituksi kokonaisuudeksi, jossa jokainen pieni askel kohti päämäärää palkitsee. Näin muuttaminen muuttuu lyijyviitta hartioilla puurtamisesta varsinaiseksi puuhastelubaletiksi, jonka koreografian avulla asiat hoituvat lopulta kuin itsestään.

Maailman paras muutto

21/05/2012

4 kommenttia

Muutimme kolmisen viikkoa sitten Espooseen. Sanotaan, että muuttaminen on ihmiselämän kolmanneksi stressaavin tapahtuma. Tämä ei ole mikään ihme: sen lisäksi, että muuttaessa koko elinympäristö muuttuu aivan toisenlaiseksi, liittyy muuttoon myös aivan valtava määrä pientä sälää.

Pikkusälän suitsemiseen on olemassa kuitenkin erittäin tehokas menetelmä.

Tämä oli ensimmäinen kerta, kun olen muuttanut sen jälkeen, kun aloin vuonna 2008 käyttää ajattelunhallinnan menetelmiä. Olen briiffannut muutamaan kertaan muuttourakan kanssa painiville ajattelunhallinnan perusteet, ja tulokset ovat olleet huimia. Nyt pääsin kuitenkin ensimmäistä kertaa kokeilemaan itse, miten homma toimii, kun muuttoon liittyvät sadat tehtäväatomit suitsetaan käytännönläheisiin toimintalistoihin.

Noin puolitoista kuukautta ennen muuttopäivää listasimme vaimoni kanssa joka ikisen askareen, joka muuttoon liittyy. Listalle tuli runsaat sata erilaista kohtaa. Sitten purimme ne vielä pienemmiksi listoiksi niin, että joka ikinen kohta listalla tarkoitti jotain käytännön toimintaa. Esimerkiksi ”pakkaa kirjahyllyn lelulaatikon sisältö muuttolaatikkoon”. Sitten tilasimme parikymmentä muuttolaatikkoa ennakkoon.

Tulos oli kuin Disneyn Noidan oppipoika -animaatiosta: laatikot täyttyivät arjen hulinassa kuin itsestään. Sen sijaan, että muutto olisi tuottanut kuukauden kestävän kaaoksen keskelle muutenkin korkealentoista ja kiireistä elämää, laatikot alkoivat täyttyä systemaattisesti yksi toisensa jälkeen. Kaaoksen sijaan joka ikinen pieninkin listalle kirjattu askare tuotti aivoihin pienen dopamiinipiikin, ja muuton toimet muuttuivat ahdistusta aiheuttavasta sekasorrosta pieniä onnistumisentunteita aiheuttaviksi päivän piristyksiksi. Oikeasti: on aika siisti tunne, kun kolme viikkoa ennen muuttopäivää huomaat, että olet kuin varkain pakannut jo puolet kämpästä valmiiksi.

Muuttopäiväksi tilasimme vielä muuttoapua Victor Ek -nimiseltä firmalta. En muista, milloin olisin saanut parempaa palvelua. Ensinnäkin, paikan päälle tulleet kolme muuttomiestä olivat rautaisia ammattilaisia. Heidän työnsä seuraaminen oli melkein kuin olisi tarkastellut pitkälle hioutunutta tanssiesitystä: muuttoautto täyttyi sentin tarkkuudella, kun ammattimiehet osasivat hoitaa hommat. Lisäksi muuttomiesten kanssa oli mahtavaa rupatella kantamisen lomassa kaikesta maan ja taivaan väliltä, musiikinteoriasta muuttomiehen arkeen. Jos tarvitset muuttoapua, voin suositella Victor Ek:in palveluita täysin rinnoin.

Lopputuloksena koko muutto hoitui runsaan kuukauden jänteellä listoja pikku hiljaa purkaen. Aikaisemmat muutot ovat olleet minulle kauhunsekaisella jännityksellä odotettuja stressipiikkejä. Tällä kertaa muutosta tuli ennen kaikkea antoisa ja arkea piristävä kokemus. Siitä, miten stressitön muutto hoituu käytännössä, kerron tarkemmin keskiviikon kirjoituksessa.

Aikaan saaminen ei ole sidottu aikaan

06/02/2012

10 kommenttia

Siirryin noin vuosi sitten tekemään nelipäiväistä työviikkoa. Tätä ennen päivät venyivät helposti 12-tuntisiksi, ja usein töitä tuli tehtyä viikonloppujenkin läpi. Vaikka pystyinkin työskentelemään suurimman osan ajasta flow-tilassa, on flow:ssa se huono puoli, ettei se katso kropan jaksamisen perään. Pääsääntöisesti olinkin aina joulu- ja kesäloman alkaessa tyhjätakkinen zombi. Jotain täytyi siis tehdä.

Aikaan saaminen ei ole kuitenkaan sidottu aikaan.

Viime vuoden tammikuussa päätin tehdä kokeen. Buukkasin joka viikoksi kesään asti isipäivän: päivän, joka on omistettu vain lapsille. Isipäivinä nappasin muksut autoon, ja ajoimme uimahallille tai Huimalaan. Samaten viikonloput pyhitettiin perheelle ja kodille. Kokeen juju oli kuitenkin siinä, että kokeilin, mitä tapahtuu, jos en lyhyemmästä työajasta huolimatta tingi lainkaan kevään tavoitteista. Aiemmin noin kuusipäiväinen työviikko piti siis pusertaa neljään päivään.

Kevään edetessä kävi ilmi, että tämä ei ollut temppu eikä mikään. Iso osa työpäivistä oli aiemmin valunut turhanpäiväiseen Facebookissa jumittamiseen ja paperien siirtelyyn. Kun aika muuttuu rajalliseksi luonnonvaraksi, se tulee käytettyä tehokkaasti kuin itsestään. Mutta kesän tullessa tulokset yllättivät.

Tavoitteet tulivat kyllä saavutettua. Mutta huolimatta kolmesta viikottaisesta lepopäivästä olin yhä kesän tullen zombi. Ihmettelin pitkään, mistä kiikastaa, kunnes filosofikollegani Markus laittoi käteeni Tony Schwartzin loistokirjan Be Excellent at Anything. Ihmisten jaksamista tutkinut Schwartz neuvoi kirjassaan, miten kiireen keskellä on mahdollista rauhoittua. Kaikista kirjan loistavista neuvoista yksi on ylitse muiden: tauko.

Schwartz neuvoo työkseen maailman huippujohtajia Applesta Googleen pitämään 30–60 minuuttisen tauon kesken työpäiväänsä. Ihmisen viretila riittää vain muutamaksi tunniksi kerrallaan, ja jos yrität puskea 12 tuntia yhtä soittoa, on tuloksena burn-out.

Buukkasin loppukesästä syksyn kalenteriin isipäivien lisäksi jokaiselle työpäivälle tunnin pituisen tauon. Tulokset olivat hämmästyttävät. Joka ikinen päivä kun tauon aika koitti, olin aivan häkeltynyt. Minullahan on tällainen hetki hengähtää kaiken kiireen keskellä. Kiireen tuntu kaikkosi lähes tyystin: jos kerran on aikaa pitää tunnin pituinen tauko, ei siinä voi mikään kiire olla.

Paradoksaalista kyllä, tekemistä oli prikulleen yhtä paljon kuin vuotta aiemmin – kenties vielä enemmän. Ja silti, vaikka tein nelipäiväistä työviikkoa ja pidin kesken päivän tunnin pituisen tauon, ei tavoitteista tarvinnut tinkiä. Aikaan saaminen kun ei katso käytettävissä olevaa aikaa, vaan sitä, miten ajan käyttää.

Arjen flow:n kannalta olennaisimpia juttuja ovat mielestäni olleet ajattelunhallinta, olennaiseen keskittyminen ja merkityksen löytäminen tekemiselle. Kropan jaksamisen kannalta taas tärkeintä on pitää huoli siitä, että läheisille ja harrastuksille jää riittävästi aikaa, ja etteivät työpäivät kulu tukka putkella viipottaen. Kumpikin järjestyy vetämällä kalenteriin ruksit oikeaan paikkaan ennen kevään tai syksyn alkua. Olennaista on tehdä kalenterimerkinnät ennen kuin kalenteri alkaa täyttyä tapaamisista sun muista. Näin varmistat sen, että lepohetkiä löytyy oikeasti myös kaikkein kiireisimpinä aikoina.

Schwartzin tutkimustulosten ja omien kokemusteni nojalla rohkenen väittää, että vähentämällä mahdollisuuksien mukaan työhön käytettyä aikaa ja buukkaamalla päivän keskelle tauon, saat aikaan yhtä paljon kuin ennenkin – kenties enemmän. Samalla jaksat monin verroin paremmin. Tietotyö kun ei katso käytettyjä tunteja – vaan sitä, miten tunnit käyttää.

Näin rakennat itsellesi flow-kanavan

11/01/2012

5 kommenttia

Flow-tilaa tutkineen psykologi Mihaly Csikszentmihalyin mukaan flow edellyttää neljää asiaa:

  1. Pystyt keskittymään toimintaasi
  2. Saat toiminnastasi välitöntä palautetta
  3. Toimintasi on merkityksellistä
  4. Tehtävä ja taitosi ovat tasapainossa

Olen kirjoittanut tässä blogissa jo paljon ensimmäisistä kolmesta kohdasta. Keskittymiseen ja palautteeseen on oivallinen apu ajattelunhallinta. Toiminnan merkityksellisyyteen auttaa puolestaan esimerkiksi kutsumuskartan tekeminen. Tehtävien ja taitojen rajapinnassa löytyy puolestaan kasvun ja kehityksen flow-kanava: ihmisenä toimimisen optimitila. Sen ylläpitäminen puolestaan vaatii vähän erilaisia niksejä.

Jos tekeminen on liian helppoa, seuraa tylsistyminen. Jos taas puuha on hankalaa, seuraa turhautuminen. Kumpikin tila vaatii erilaiset aseet. Flow-kanavan ylläpitämistä varten  kannattaakin rakentaa sellainen toimintaympäristö, jossa sinulla on käsillä koko ajan sellaiset työvälineet, joilla kampeat itsesi turhautumis- tai tylsistymissektorista takaisin flow-kanavaan.

Jos tehtävä on liian vaikea tai viretilasi on alhainen, ei pään seinään lyöminen auta. Tehokasta on sen sijaan ottaa lyhyet nokkaunet tai tehdä pieni kävelylenkki. Hämmästelen kerta toisensa jälkeen sitä, miten valtava vaikutus varttitunnin kävelylenkillä on viretilaan silloin, kun löydän itseni turhautumissektorista. Lisää virtaa voi saada myös urheilusta tai sisällöllisestä tietokonepelistä. Addiktoivat ajantappopelit vain lisäävät turhautumista, mutta hieman ongelmanratkaisukykyä vaativat pelit, kuten esimerkiksi Contre Jour tai Cut the Rope voivat auttaa pois väsymystilasta.

Tylsistymissektoriin auttaa puolestaan se, että rakennat itsellesi rikkaan ympäristön, jossa on riittävän laajalla skaalalla virikkeitä. Tärkeää on siis, että pystyt tarvittaessa haastamaan itseäsi viretilaasi sopivalla tasolla. Kyse on itse asiassa ihan samasta asiasta kuin lasten oppimisympäristössä, josta kirjoitin viime syksynä. Saman tempun voi tehdä aikuisenakin.

Kannattaa siis pitää käsillä jatkuvasti esimerkiksi hyviä kirjoja, tuoreita aikakauslehtiä ja vaikkapa sarjakuvia. Näissä samoin kuin peleissä kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että materiaalissa on myös sisältöä. Toisin sanoen, Harlekiinikirjat ja Aku Ankka eivät todennäköisesti haasta riittävästi nostaakseen flow-tilaan, mutta kirjallisuusklassikot tai vaikkapa Bone– ja Return of the Dapper Men -sarjakuvat sen sijaan auttavat tehokkaasti pois tylsistymissektorista. Applen ja Googlen digitaaliset ekosysteemit ovat loistavia tällaisen oppimisympäristön rakentamiseen: iPadilla kirjahylly kulkee mukanasi.

Kun tunnistat itsesi turhautumis- tai tylsistymissektorista ja otat oikeat työvälineet käyttöön, löydät itsesi tuossa tuokiossa flow-kanavasta. Jos vielä siivoat työmuistiisi tilaa esimerkiksi ajattelunhallinnan avulla, huomaat pian, että flow-tila on sinulle samalla tavalla arkipäivää kuin pienille lapsillekin.

PS. Parin viikon päästä 24.1. ilmestyvässä esikoiskirjassani Tee itsestäsi mestariajattelija löytyy lisää vinkkejä flow-tilaan pääsemiseksi. Tutustu kirjaan täältä.

Pieniä ajatuksia kesää kohden

22/06/2011

2 kommenttia

Arjen tohinassa jää huomaamatta monia ympärillä tapahtuvia kauniita asioita. Rauhoittamalla arkea ja ottamalla ympärilläsi pauhaavan tietomyrskyn ja sälän haltuun löydät ajattelullesi aikaa.

Ajattelemalla positiivisesti löydät ennen pitkää ratkaisut kiperiinkin ongelmiin. Luomalla rikkaita mielikuvia tavoitteistasi myös saavutat ne ennen pitkää. Opettelemalla optimistisen elämänasenteen et itse asiassa voi kuin onnistua.

Positiivinen ajattelu kannattaa myös ulottaa toisiin: olettamalla toisesta aina parasta teet arjen kohtaamisista rikkaita ja antoisia kokemuksia. Ja vaikka välillä tuntuisi vaikealta, olet loistava juuri sellaisena kuin olet.

PS. Ajattelun ammattilainen lomailee kesän yli. Seuraava kirjoitus ilmestyy maanantaina 8. elokuuta. Aurinkoista ja antoisaa kesää kaikille!

Datasumu ja ajattelunhallinta

15/06/2011

8 kommenttia

Ihmisen aivot eivät ole juuri muuttuneet viimeisten vuosituhansien aikana. Se, mihin aivoja käytetään on kuitenkin muuttunut radikaalisti aivan viime vuosikymmeninä. Nykyaikainen työ ei koostu tuntikausia kestävistä kyntötöistä, päiviin venyvistä mammutinkaatoreissuista puhumattakaan.

Nykytyötä sävyttää sen sijaan valtava määrä sälää: päivät koostuvat pikkiriikkisistä tehtäväatomeista, joista jokainen yrittää vaatia täyden huomiosi. Päivää pilkkovat sähköpostit, puhelut, tekstiviestit, pikaviestit, yllättävät paniikkitilanteet ja tämän tästä ovensuussa nuokkuvat keskittymisesi varastavat kollegat kysymyksineen ja kommentteineen.

Nykytyötä sumentaa datasumu.

Ihmisen tietoista ajattelua rajoittaa seitsemän yksikön kokoinen työmuisti. Mitä vähemmän käytössäsi on työmuistin yksiköitä, huomiokanavia, sitä hankalampaa on keskittyä tietoisesti käsillä oleviin asioihin. Voit verrata ilmiötä jonglöörin pallotteluun: yksi pallo ei tuota ongelmia, ja kaksikin pysyy ilmassa helposti. Mutta jos ilmassa pitää pyörittää seitsemää palloa kerrallaan, voi koitos muodostua jo melkoisen konstikkaaksi.

Jos kaikki huomiokanavat on varattu, ei tietoinen toiminta ole mahdollista. Jos kännykkä soi joka toinen minuutti, sähköposti sanoo tämän tästä plim, joulukiireet stressaavat, kotona odottava putkiremontti pälkähtää päähän joka toinen minuutti, kadulla porataan asfalttia ja näsäviisas kollega ilmestyy ovensuuhun puolen tunnin välein, ei kestä aikaakaan, ennen kuin seinät kaatuvat päälle.

Jos työmuistisi menee tukkoon, on tuloksena useimmiten yksi kahdesta vaihtoehdosta. Joko jäädyt kuin jänis etuvaloissa. Enimmillään huulien välistä pihahtaa hiljainen “mä en enää jaksa”. Toinen vaihtoehto on suuttuminen: ”nyt riittää!” Suuttuessasi aktivoit aivosi limbisen järjestelmän, joka huolehtii alkukantaisimmista toiminnoistasi. Tuloksena on taistele tai pakene -reaktio, joka laittaa prioriteetit äkkiä uusiksi. Mekanismi on vanhaa evolutiivista perua: jos pitää tehdä äkkiä päätös siitä, mätkäisetkö nuijallasi edessä virnistävää sapelihammastiikeriä, vai säntäätkö pää kolmantena jalkana pakoon, ei vielä hetki sitten stressikierroksia nostanut vuotava luolan katto enää vaivaa päätäsi.

Valtava osa työperäisestä stressistä aiheutuu työmuistin jatkuvasta kuormittumisesta. Mitä useammin hoitamattomat työtehtävät ja kodin askareet pälkähtävät päähäsi, sitä vähemmän pystyt keskittymään tietoisesti käsillä olevaan asiaan. Kaiken kukkuraksi aivot ovat surkea apparaatti hoidettavien tehtävien muistamisessa. Aivosi toimivat yötä päivää herkeämättä. Synapsien syövereistä on koko lailla hankalaa kaivaa esiin staattista informaatiota, kuten hoidettavia tehtäviä. Tässä kohtaa pilkahtaa kuitenkin valoa pilven takaa: työperäisen stressin määrää voi nimittäin vähentää merkittävästi hyvin yksinkertaisella konstilla. Menetelmän nimi on ajattelunhallinta.

Ajattelunhallinnassa hoitamattomat tehtävät ulkoistetaan tehtävänhallintajärjestelmään ja järjestetään niin, että järjestelmää on helppoa ja hauskaa käyttää. Voit tutustua ajattelunhallintaan tästä blogitekstistä. Lisää tietoa löydät Filosofian Akatemian Ajattelunhallinnan oppaasta, jonka voit ladata maksutta täältä.

Pikkuhetkien tärkeys tehokkaalle ajankäytölle

13/06/2011

Jätä kommentti

Thomas Edison sanoi aikanaan, että menestyjät ovat niitä, jotka ahkeroivat odottaessaan. Yksi merkittävimpiä tehokkaan ajankäytön tekijöitä onkin pienten tyhjien välien hyödyntäminen.

Jokaiseen päivään mahtuu valtava määrä pieniä minuutin tai parin rakoja, joissa aivot jysähtävät virransäästötilaan eivätkä keksi uutta tekemistä.

En tarkoita tässä nyt tarkoituksellista huilaamista – ei kenenkään pidä tietenkään tehdä töitä tauotta kellon ympäri. Tarkoitan ennemmin niitä tylsyyden sävyttämiä hetkiä bussin tuloa tai kokouksen alkua odotellessa.

Jos opettelet hyödyntämään nämä pikkuhetket tehokkaasti, saavutat ainakin kaksi merkittävää asiaa. Ensinnäkin eliminoit päivästäsi tylsyydellään jäädyttävät hetket, joiden jälkeen on aina piirun verran vaikeampi tarttua seuraavaan tehtävään. Näin raskas raataminen vaihtuu parhaassa tapauksessa kepeään puuhastelubalettiin.

Toisekseen, ottamalla tehot irti pikkuhetkistä säästät käsittämättömän paljon aikaa. Muutamien minuuttien pikkuväleistä kasvaa nopeasti tuntikaupalla aikaa, joka olisi muuten mennyt jo hoidettujen asioiden kanssa kamppailuun. Tämän ajan voit käyttää vaikkapa ylimääräisen kahvihetken pitämiseen – tai jos työsi sen sallii, voit vaikka suoria kotiin tuntia aikaisemmin ja viettää sen verran enemmän aikaa siippasi tai muksujesi kanssa.

Aivot eivät osaa kuitenkaan reagoida minitaukoihin kovinkaan tehokkaasti. Tyhjän hetken yllättäessä aivojen miljoonien bittien prosessointiviidakosta on aika konstikasta kaivaa esiin jotain mielekästä tehtävää. Tämän takia kannattaakin tehdä jokaiselle päivälle lyhyt lista sinä päivänä hoidettavista pikkujutuista – puheluista, sähköposteista ja sen sellaisista. Tällöin voit vetäistä listan esiin hiljaisen hetken yllättäessä ja lyhentää työpäivääsi loppupäästä.

Vielä tehokkaampaan ajankäyttöön voit opetella ajattelunhallintaa. Voit tutustua menetelmään lataamalla Filosofian Akatemian ilmaisen ajattelunhallinnan oppaan täältä.