Tag Archives: ajankäyttö

Aikaan saaminen ei ole sidottu aikaan

06/02/2012

10 kommenttia

Siirryin noin vuosi sitten tekemään nelipäiväistä työviikkoa. Tätä ennen päivät venyivät helposti 12-tuntisiksi, ja usein töitä tuli tehtyä viikonloppujenkin läpi. Vaikka pystyinkin työskentelemään suurimman osan ajasta flow-tilassa, on flow:ssa se huono puoli, ettei se katso kropan jaksamisen perään. Pääsääntöisesti olinkin aina joulu- ja kesäloman alkaessa tyhjätakkinen zombi. Jotain täytyi siis tehdä.

Aikaan saaminen ei ole kuitenkaan sidottu aikaan.

Viime vuoden tammikuussa päätin tehdä kokeen. Buukkasin joka viikoksi kesään asti isipäivän: päivän, joka on omistettu vain lapsille. Isipäivinä nappasin muksut autoon, ja ajoimme uimahallille tai Huimalaan. Samaten viikonloput pyhitettiin perheelle ja kodille. Kokeen juju oli kuitenkin siinä, että kokeilin, mitä tapahtuu, jos en lyhyemmästä työajasta huolimatta tingi lainkaan kevään tavoitteista. Aiemmin noin kuusipäiväinen työviikko piti siis pusertaa neljään päivään.

Kevään edetessä kävi ilmi, että tämä ei ollut temppu eikä mikään. Iso osa työpäivistä oli aiemmin valunut turhanpäiväiseen Facebookissa jumittamiseen ja paperien siirtelyyn. Kun aika muuttuu rajalliseksi luonnonvaraksi, se tulee käytettyä tehokkaasti kuin itsestään. Mutta kesän tullessa tulokset yllättivät.

Tavoitteet tulivat kyllä saavutettua. Mutta huolimatta kolmesta viikottaisesta lepopäivästä olin yhä kesän tullen zombi. Ihmettelin pitkään, mistä kiikastaa, kunnes filosofikollegani Markus laittoi käteeni Tony Schwartzin loistokirjan Be Excellent at Anything. Ihmisten jaksamista tutkinut Schwartz neuvoi kirjassaan, miten kiireen keskellä on mahdollista rauhoittua. Kaikista kirjan loistavista neuvoista yksi on ylitse muiden: tauko.

Schwartz neuvoo työkseen maailman huippujohtajia Applesta Googleen pitämään 30–60 minuuttisen tauon kesken työpäiväänsä. Ihmisen viretila riittää vain muutamaksi tunniksi kerrallaan, ja jos yrität puskea 12 tuntia yhtä soittoa, on tuloksena burn-out.

Buukkasin loppukesästä syksyn kalenteriin isipäivien lisäksi jokaiselle työpäivälle tunnin pituisen tauon. Tulokset olivat hämmästyttävät. Joka ikinen päivä kun tauon aika koitti, olin aivan häkeltynyt. Minullahan on tällainen hetki hengähtää kaiken kiireen keskellä. Kiireen tuntu kaikkosi lähes tyystin: jos kerran on aikaa pitää tunnin pituinen tauko, ei siinä voi mikään kiire olla.

Paradoksaalista kyllä, tekemistä oli prikulleen yhtä paljon kuin vuotta aiemmin – kenties vielä enemmän. Ja silti, vaikka tein nelipäiväistä työviikkoa ja pidin kesken päivän tunnin pituisen tauon, ei tavoitteista tarvinnut tinkiä. Aikaan saaminen kun ei katso käytettävissä olevaa aikaa, vaan sitä, miten ajan käyttää.

Arjen flow:n kannalta olennaisimpia juttuja ovat mielestäni olleet ajattelunhallinta, olennaiseen keskittyminen ja merkityksen löytäminen tekemiselle. Kropan jaksamisen kannalta taas tärkeintä on pitää huoli siitä, että läheisille ja harrastuksille jää riittävästi aikaa, ja etteivät työpäivät kulu tukka putkella viipottaen. Kumpikin järjestyy vetämällä kalenteriin ruksit oikeaan paikkaan ennen kevään tai syksyn alkua. Olennaista on tehdä kalenterimerkinnät ennen kuin kalenteri alkaa täyttyä tapaamisista sun muista. Näin varmistat sen, että lepohetkiä löytyy oikeasti myös kaikkein kiireisimpinä aikoina.

Schwartzin tutkimustulosten ja omien kokemusteni nojalla rohkenen väittää, että vähentämällä mahdollisuuksien mukaan työhön käytettyä aikaa ja buukkaamalla päivän keskelle tauon, saat aikaan yhtä paljon kuin ennenkin – kenties enemmän. Samalla jaksat monin verroin paremmin. Tietotyö kun ei katso käytettyjä tunteja – vaan sitä, miten tunnit käyttää.

3 asiaa, jotka kannattaa tehdä juuri nyt

08/08/2011

1 kommentti

Monelle lomaltapaluu on iso stressin lähde. Juuri kun olet päässyt lomailun makuun, pitääkin palata takaisin toimistoon tai pölyisten kirjojen ääreen. Töihin paluu helpottuu kuitenkin huimasti muutamalla yksinkertaisella konstilla. Lisäksi näillä nikseillä helpotat myös syksyn läpi jaksamista.

1. Tee itsellesi selväksi, mitä haluat

Miksi sinä menet töihin, tai miksi opiskelet sitä, mitä opiskelet? Rahan ansaitseminen tai ammatin oppiminen ei ole itsessään hyvä syy. Rahaa voi nimittäin ansaita tsiljoonalla erilaisella tavalla, ja ammattejakin on olemassa enemmän kuin tusina. Miksi juuri sinä teet sitä mitä teet nyt? Todellinen työn merkityksellisyys löytyy vasta silloin, kun teet jotain, mikä istuu hyvin juuri sinun temperamenttiisi.

Käytä muutama minuutti siihen, että kirjoitat alas, mitä juuri sinä oikeasti haluat elämältäsi. Missä haluat olla viiden vuoden päässä? Jos et päätä sitä itse, saatat harhautua kauas siitä, missä juuri sinun olisi paras olla. Jos viiden vuoden visiointi tuntuu vaikealta, tee aluksi kutsumuskartta: kirjoita ylös kaikki sellaiset tekemisen muodot, joita tekisit riippumatta siitä, saatko niistä palkkiota. Mieti seuraavaksi, minkälaisissa ammateissa pääset täyspainoisesti harjoittamaan näitä puuhia. Mieti lopuksi, linkkaako nyt elokuussa aloittamasi työ tai opiskelu niihin toiminnan muotoihin, jotka istuvat temperamenttiisi parhaiten – ja mieti, miten voit suunnata elämääsi niin, että arkesi koostuu pääasiassa itsessään palkitsevasta toiminnasta.

2. Priorisoi

Kukaan ei ehdi tehdä kaikkea. Työstressi alkaa kasaantua nopeasti, kun aika ei riitä kaikkeen – ja kuluu vieläpä kaikkeen turhaan hötinään. Kirjoita ylös kaikki, mitä olet ajatellut tehdä syksyn aikana. Mieti sitten, miten projektisi linkkaavat edellä linjaamiisi tavoitteisiin. Pyri jäsentämään projektit tärkeysjärjestykseen. Mieti, mitä voit jättää tekemättä – ja mikä on välttämättä tehtävä.

Pyri hahmottamaan, mitä suuria linjoja tavoittelet: mitkä projektit pitää käynnistää, mitkä pitää saada valmiiksi. Minkälaisia rooleja sinulla on töissä, kotona tai vaikka talonyhtiön hallituksessa, ja miten ne palvelevat elämäntavoitteitasi? Miten voit keskittyä näistä niihin, jotka ovat elämäsi ja hyvinvointisi kannalta kaikkein olennaisimpia. Listaa lopuksi projektisi tärkeysjärjestykseen ja huolehdi siitä, että ainakin listan kärkipää tulee tehtyä valmiiksi. Voit käyttää apuna priorisointiin myös miellekarttoja ja muita menetelmiä. Katso lisää ideoita täältä.

3. Ajasta arkipäiville lepohetki

Amerikkalainen bisnestutkija Tony Schwartz on osoittanut, että puolen tunnin lepotauko työpäivän aikana nostaa merkittävästi sekä työviihtyvyyttä että työtehoa. Myös tulokset paranevat tupluurien seurauksena, jos Schwartzin amerikkalaisten huippuyritysten kanssa tekemiä tutkimuksia on uskominen.

On mahdollista saada liikaa hyvää: vaikka työskentelisit pyöreitä päiviä jatkuvassa arki-flow -tilassa, kroppa kestää vain tiettyyn pisteeseen asti. Siksi on myös tärkeää pitää huolta sielusi temppelistä. Urheilu, terveellinen ruoka ja lepo nostavat kaikki hyvinvointiasi merkittävästi.

Uuden urheiluharrastuksen aloittaminen tai ruokavalion muuttaminen ovat kuitenkin aika massiivisia urakoita. Kalenteriin puolen tunnin tauon buukkaaminen jokaiseksi syksyn arki-iltapäiväksi vie sen sijaan vain pari hiiren klikkausta. Ja jos pomo alkaa urputtaa “tehottomasta” työskentelytavastasi, lyö tampuurimajurille kouraan Schwartzin loistoteos The Way We Are Working Isn’t Working. Teoksessa Schwartz lataa kovaa tutkimustietoa teesiensä tueksi ja esittelee valtavan joukon menetelmiä, joiden avulla sekä työhyvinvointi että työteho kasvavat merkittävästi.

Kun tiedät mitä haluat tehdä, keskityt olennaiseen ja muistat levätä, on syksyinenkin arki kuin kuplia puhaltelisi.

Antoisaa syksyn alkua kaikille!

Pikkuhetkien tärkeys tehokkaalle ajankäytölle

13/06/2011

Jätä kommentti

Thomas Edison sanoi aikanaan, että menestyjät ovat niitä, jotka ahkeroivat odottaessaan. Yksi merkittävimpiä tehokkaan ajankäytön tekijöitä onkin pienten tyhjien välien hyödyntäminen.

Jokaiseen päivään mahtuu valtava määrä pieniä minuutin tai parin rakoja, joissa aivot jysähtävät virransäästötilaan eivätkä keksi uutta tekemistä.

En tarkoita tässä nyt tarkoituksellista huilaamista – ei kenenkään pidä tietenkään tehdä töitä tauotta kellon ympäri. Tarkoitan ennemmin niitä tylsyyden sävyttämiä hetkiä bussin tuloa tai kokouksen alkua odotellessa.

Jos opettelet hyödyntämään nämä pikkuhetket tehokkaasti, saavutat ainakin kaksi merkittävää asiaa. Ensinnäkin eliminoit päivästäsi tylsyydellään jäädyttävät hetket, joiden jälkeen on aina piirun verran vaikeampi tarttua seuraavaan tehtävään. Näin raskas raataminen vaihtuu parhaassa tapauksessa kepeään puuhastelubalettiin.

Toisekseen, ottamalla tehot irti pikkuhetkistä säästät käsittämättömän paljon aikaa. Muutamien minuuttien pikkuväleistä kasvaa nopeasti tuntikaupalla aikaa, joka olisi muuten mennyt jo hoidettujen asioiden kanssa kamppailuun. Tämän ajan voit käyttää vaikkapa ylimääräisen kahvihetken pitämiseen – tai jos työsi sen sallii, voit vaikka suoria kotiin tuntia aikaisemmin ja viettää sen verran enemmän aikaa siippasi tai muksujesi kanssa.

Aivot eivät osaa kuitenkaan reagoida minitaukoihin kovinkaan tehokkaasti. Tyhjän hetken yllättäessä aivojen miljoonien bittien prosessointiviidakosta on aika konstikasta kaivaa esiin jotain mielekästä tehtävää. Tämän takia kannattaakin tehdä jokaiselle päivälle lyhyt lista sinä päivänä hoidettavista pikkujutuista – puheluista, sähköposteista ja sen sellaisista. Tällöin voit vetäistä listan esiin hiljaisen hetken yllättäessä ja lyhentää työpäivääsi loppupäästä.

Vielä tehokkaampaan ajankäyttöön voit opetella ajattelunhallintaa. Voit tutustua menetelmään lataamalla Filosofian Akatemian ilmaisen ajattelunhallinnan oppaan täältä.

Onnen tukipilarit

19/04/2010

5 kommenttia

Filosofit ovat keksineet kautta aikain toinen toistaan lennokkaampia tulokulmia kysymykseen: ”Mitä on onnellisuus?” Nähdäkseni tämä onkin yksi filosofian ydinkysymyksistä. Aristoteleen mukaan ”onnellisuus on elämän merkitys ja päämäärä, koko inhimillisen olemassaolon tarkoitus.” Yhteisen toimintamme tulisikin viime kädessä palvella tätä tarkoitusta.

Tässä esittelen neljä tukipilaria, joihin panostamalla voit edesauttaa onnellisuuttasi.

1. Ihmissuhteet

Toimivat ihmissuhteet ovat inhimillisen toiminnan ydin. Kukapa tulisi toimeen aivan yksin? Tarvitsemme ja kaipaamme kaltaistemme seuraa. Keskeistä onnellisuuden kannalta onkin löytää toimivia ihmissuhteita, joissa tuemme oikealla tavalla toisiamme. Ihmissuhteissa kannattaakin siksi panostaa laatuun.

Nykyaikana on muodikasta haalia satapäin Facebook-kavereita – mutta kuinka monta tosiystävyyttä ehtii luoda kukasta kukkaan poukkoillessa? Ystävyyssuhteissa, rakkaussuhteissa ja jopa työsuhteissa kannattaakin keskittyä ennen kaikkea sellaisiin ihmissuhteisiin, jotka tuntuvat aidosti ja intuitiivisesti hyviltä ja kehityskelpoisilta.

Nähdäkseni tässä keskeinen kriteeri on yhteisen toiminnan luontevuus. Jos kaverin kanssa juttu luistaa kuin itsestään, tai treffikumppanin kanssa on luontevaa puuhata muuallakin kuin vällyjen välissä, on ihmissuhteessa todennäköisesti lihaakin luiden ympärillä. Hyviin ystäviin kannattaa sijoittaa aikaa ja rakkautta – se maksaa varmasti itsensä monin verroin takaisin.

2. Aivotoiminta

Aivotoiminnan merkitys on mielestäni nykyaikana ylikorostunut mielialoista puhuttaessa. Kun alkaa masentaa, lääkäri määrää pillerin, ja sen pitäisi mukamas hoitaa homma. Jos masennus on kuitenkin aiheutunut toimimattomasta sosiaalisesta ympäristöstä tai merkityksettömästä ja stressaavasta työstä, ei ihmepilleristä ole pitkällä tähtäimellä apua.

Aivotoiminnan jouhevuus on kuitenkin ilman muuta tärkeä osa hyvinvointia. Aivoista kannattaakin pitää huolta. Aivotoimintamme perustuu monimutkaiselle rasva-aineenvaihdunnalle, jonka toiminnan kannalta on olennaista erityisesti nauttia oikeassa suhteessa omega-3 ja omega-6 -rasvahappoja. Onnen soturi syökin paljon kalaa.

Lisäksi on hyvästä välttää liiallista hiilihydraattien nauttimista: sokerit ja valkea jauho synnyttävät sokeripiikin, joka jarruttaa aivotoimintaa. Viimeaikaisten tutkimustulosten mukaan jopa vanhemmiten yleistyvät muistihäiriöt voivat johtua pitkälti liiallisesta hiilihydraattien nauttimisesta. Herkuttelun kohtuullisuus ei siis vaikuta myönteisesti vain vyötärölinjaan, vaan tekee ihmeitä myös mielialoille.

3. Työkuorma

Hyvääkin voi joskus saada liikaa. Vaikka tekisit tarkalleen sitä, mitä haluat, saatat silti jäädä työkuorman jalkoihin, jos työtä on yksinkertaisesti liikaa. Tästä ovat todistusaineistona lukuisat kutsumukselliset taiteilijat ja tiedemiehet, jotka ovat polttaneet kynttiläänsä molemmista päistä – ja lopulta palaneet itsekin loppuun.

Siksi on tärkeää, että asetat asiat tärkeysjärjestykseen ja rakenteistat toimintasi tehokkaasti. Tärkeysjärjestys löytyy esimerkiksi mielikuvaharjoittelun avulla. Voit myös listata elämäsi keskeiset asiat ja miettiä, mikä niistä tulee ensin, mikä viimeksi. Ei kaikkea tarvitse tehdä. Toiminnan rakenteeseen saat puolestaan puhtia ajattelunhallinnan avulla. Sitä varten voit ladata Filosofian Akatemian maksuttoman Ajattelunhallinnan oppaan täältä.

4. Tekemisen merkitys

Aristoteleen tärkeä maksiimi kuuluu näin: ”Kutsumuksesi on siellä, missä intohimosi kohtaa maailman tarpeet.” Nähdäkseni tämän yhtälön ratkaiseminen on ensiarvoisen tärkeää jokaisen ihmisen hyvinvoinnin kannalta.

Rohkenisin väittää, että sellainen ihminen on onnellinen, joka tekee 24 tuntia vuorokaudessa enimmäkseen asioita, jotka ovat tärkeitä ja merkityksellisiä. Olennaista on siis löytää juuri ne tekemisen muodot, jotka synnyttävät sellaisia tuloksia, jotka sopivat sinun arvomaailmaasi.

Tässä auttaa ydintoimien lista. Selvittämällä ensin omat ydintoimesi – mitä juuri sinä haluat tehdä – ja suuntaamalla ne sitten niin, että puuhastelustasi on myös hyötyä muille, synnytät lopulta myös riittävät resurssit elääksesi tarkalleen niin kuin haluat.

Onnellisuuden avaimet löytyvätkin siis Delfoin Apollon temppeliin yli kaksi tuhatta vuotta sitten kirjatuista ohjennuorista: ”Tunne itsesi. Kaikkea kohtuudella.” Kun tiedät mitä haluat, etkä tee mitään turhaa, olet onnellinen. Siinäpä se.

PS. Filosofian Akatemia järjestää kesällä 12.6. kesäseminaarin nimeltä LEINO – Onnellisuus ja merkitys. Kuusituntisessa seminaarissa käsitellään laajasti ja käytännönläheisesti onnellisuuteen liittyviä kysymyksiä. Lataa seminaarin esite ja ilmoittaudu täältä.

Nyt vai eläkkeellä?

12/03/2010

11 kommenttia

Amerikkalainen liikemies vieraili pienessä espanjalaisessa kalastajakylässä.* Kalasatamassa hän huomasi kalamiehen kiinnittämässä venettään laituriin. Kalastaja oli saanut melkoisen saaliin. Liikemies kysyi kalastajalta: ”Kuinka pitkään sinulla meni tuon saaliin saamiseksi?” Kalamies vastasi: ”Muutama tunti.”

Liikemies oli ällistynyt. ”Etkö sinä tajua, että voisit moninkertaistaa tulosi, jos kalastaisit koko päivän?” Kalamies ihmetteli, miksi hän sitä haluaisi – nykyinen saalis kun riitti rahoittamaan hänen ja hänen perheensä elämän. ”Mitä sinä sitten teet ajallasi?” kysyi liikemies kulmiaan nostellen. ”No, minä nukun pitkälle aamuun, leikin lasteni kanssa, soittelen kitaraa, kävelen pitkin rantoja ja istun pitkiä iltoja kavereideni kanssa viiniä siemaillen”, vastasi kalamies.

”Mutta eihän tuossa ole mitään järkeä. Katsopas nyt, jos kalastaisit neljä kertaa enemmän, voisit kasvattaa omaisuuttasi niin, että voisit pian palkata alaisia kalastamaan. Siten moninkertaistaisit pian omaisuutesi. Seuraavaksi voisit muuttaa perheesi kanssa pääkaupunkiin ja johtaa yritystäsi sieltä. Voisit laajentaa toimintaasi koko maahan ja johtaa miljoonia tuottavaa kalastusyritystä.”

”Ja kauanko tähän menisi?” kysyi kalamies.

”Sellaiset 15-20 vuotta. Mutta eihän se ole aika eikä mikään imperiumin perustamisessa.”

”Mutta mitä sitten?”

”No, paras osa on vielä kuulematta. Kun olet kasvattanut liikevaihdon satoihin miljooniin, myyt koko roskan parhaiten tarjoavalle. Nettoat miljardeja! Sitten voit vetäytyä eläkkeelle, muuttaa vaikka johonkin pikkukylään, nukkua pitkälle aamuun, peuhata muksujen kanssa, soitella kitaraa, kävellä pitkin rantoja ja vaikka viettää aikaa kavereidesi kanssa viiniä siemaillen!”

”Mutta sitähän minä teen jo nyt”, sanoi kalamies.

Elätkö sinä unelmaasi – vai odottaako se vasta eläkkeellä?

*Tämä klassinen tarina löytyy monesta oma-apuoppaasta ja lukuisilta verkkosivuilta. Sen sanoma ei ole kenties koskaan ollut ajankohtaisempi kuin nyt.

Kuinka löydän uutistulvasta olennaisen?

11/03/2010

2 kommenttia

Ensimmäisessä Sherlock Holmes -romaanissa A Study in Scarlet tohtori Watson ihmetteli Holmesin hämmästyttävän rajallista tietämystä. Etsivänero kun tiesi yhtäältä kaiken vaikkapa sikarintuhkasta tai kengänpohjista, muttei toisaalta ollut kuullutkaan siitä, että Maa kiertää Aurinkoa. Watson valisti Holmesia, ihmetellen aukkoja tämän yleissivistyksessä.

Holmes vastasi Watsonille: “Hyvä Watson, nyt kun olet kertonut minulle tämän, pyrin parhaani mukaan unohtamaan sen. Mitä hyötyä minulle on rikosten ratkaisemisessa siitä, miten taivaankappaleet liikkuvat?” Holmes ymmärsi hyvin tosiseikan, joka korostuu nykyaikaisessa tietotulvassa entisestään: kaikesta ei voi tietää kaikkea. Niinpä kannattaakin keskittyä omille elämänalueille keskeiseen tietoon.

On älytöntä, että nykyihmisen pitäisi tietää vähän kaikesta.

Nähdäkseni olisi paljon parempi niin yksilön kuin yhteiskunnankin kannalta, että ihmiset keskittyisivät omiin intohimon kohteisiinsa. Yhteisö, joka koostuu joukosta ihmisiä, jotka tekevät kaikkea vähän sinne päin toimii tuskin puoliksikaan niin jouhevasti, kuin yhteisö, jossa kaikki ovat oman alansa asiantuntijoita.

Puolisentoista vuotta sitten päätin lakata lukemasta lehtiä. Aiemmin selailin esimerkiksi Hesarin aamuisin kannesta kanteen. Luin siis paljon sellaista, mikä ei kiinnostanut – ja mistä en puolen tunnin päästä muistanut enää hölkäsen pöläystä. Lopulta kyllästyin ajan ja ajattelun hukkaan. Mietin, miten päivittäistietoa voisi löytää keskittyneemmin. Ratkaisu oli juuri päinvastainen kuin aluksi luulin: informaation vähentämisen sijaan sitä pitääkin lisätä! Kehitin uudenlaisen informaation käsittelytavan, jota nimitän informaatioimmersioksi eli tietoon upottautumiseksi.

Informaatioimmersio toimii seuraavasti. Rakenna Googlen iGoogle-palvelua käyttäen sivu, jolla näet yhdellä silmäyksellä otsikot noin viidestätoista uutispalvelusta, New York Timesista BBC:hen, Hesarista Dagens Nyheteriin. Kun sivu on valmis, voit antaa katseesi harhailla otsikosta toiseen. Jos näet jotain, joka kiinnostaa, klikkaa artikkeli auki. Lue tekstin johdanto. Jos teksti on yhä kiinnostava, lue koko artikkeli. Monesti artikkelin lopusta saattaa löytyä lähdeviite, jota voit halutessasi seurata. Näin saatat aamutuimaan tutustua peräti uuteen akateemiseen tutkimukseen, henkilökuvaan tai suosikkijoukkueesi syntyhistoriaan satunnaisten urheilutulosten ja kulttuuriuutisten sijaan.

Tällainen lukutapa syventää tietämystäsi huomattavasti. Oppiminen perustuu altistukselle ja kiinnostukselle. Informaatio jää varmasti mieleesi, jos luettu asia perustuu omaan kiinnostukseesi. Jos informaatiota on vielä tarpeeksi niin, että löydät koko ajan jotakin mielenkiintoista, opit jatkuvasti. Se ei vaadi erityisiä geenejä tai neroutta. Oman maun mukaan järjestelty iGoogle-sivu riittää.

Löydät tarkemmat ohjeet oman iGoogle-sivun rakentamiseksi Filosofian Akatemian Laajennettu mieli -oppaasta. Oppaasta löydät myös llisää vinkkejä verkkoteknologian hyödyntämiseen ajattelun laajentamiseksi.

5 vinkkiä sähköpostilaatikon kevätsiivoukseen

04/01/2010

4 kommenttia

Joululoman aikana sähköpostilaatikko täyttyy helposti sadoista viesteistä. Kun postilaatikkosi tukkeutuu, hukkuvat kiireelliset ja tärkeät yhteydenotot uutiskirjeiden ja Viagra-mainosten sekaan. Etsiessäsi jotain tiettyä sähköpostia hiipivät muut postilaatikossa vaanivat viestit tukkimaan huomiokanavasi: stressikierrokset nousevat kuin varkain.

Seuraavassa esittelen viisi vinkkiä sähköpostilaatikon putsaamiseksi. Tuloksena inboxiisi päätyvät vain sellaiset yhteydenotot, jotka ovat oikeasti tärkeitä, ja sähköpostin rooli stressinaiheuttajana vähenee merkittävästi.

1) Pidä roskapostisuotimesi ajan tasalla

Kouli sähköpostiohjelmasi roskapostisuodinta merkitsemällä säännöllisesti siltä livahtaneet postit roskapostiksi, ja väärät hälytykset puolestaan toivotuiksi vieraiksi. Näin pidät huolen siitä, että sinulle osoitetut viestit löytävät tiensä inboxiisi, ja sähkösaaste päätyy automaattisesti roskakoriin.

2) Peruuta uutiskirjeet, joita et seuraa

Lähes kaikki uutiskirjeet tarjoavat mahdollisuuden peruuttaa kirje. Ota tavaksesi peruuttaa kaikki sellaiset uutiskirjeet, joita et seuraa. Jos kirjeen lähettäjä ei ole vaivautunut peruutuslinkkiä liittämään, kouluta roskapostisuotimesi nappaamaan lurjus kiinni.

3) Käytä kansioita

Tee kansioita eri sähköpostiaihealueiden mukaan. Hyviä kansioluokkia ovat esimerkiksi ”Aktiiviset”, ”Projektit”, ”Vastuualueet” ja ”Arkisto”. Lisäksi voit tehdä kullekin yksittäiselle projektille alikansiot. Näin sähköpostisi ovat aina käsillä, ja löydät nopeasti tarvitsemasi informaation.

4) Käytä sähköpostiohjelmasi sääntöjä

Ohjaa esimerkiksi tilaamasi uutiskirjeet ja muut tiedotteet suoraan omaan ”Ohjatut”-kansioonsa pois inboxista. Tee esimerkiksi sääntö, jonka mukaan viestit, joiden otsikkokentässä lukee ”Filosofian Akatemian uutiskirje” ohjautuvat automaattisesti kansioon ”Ohjatut”.

5) Pidä aktiiviset ja arkistoitavat viestit visusti erillään

Lajittele sähköpostilaatikkosi sisältö säännöllisesti. Jos viesti on turha, tuhoa se. Jos viesti vaatii vastausta tai muuta aktiviteettia, vastaa joko heti, tai siirrä viesti ”Aktiiviset”-kansioon. Jos haluat säilyttää viestin, mutta se ei vaadi toimintaa, siirrä se ”Arkisto” -kansioon. Näin arkistoitava materiaali ei vie huomiotasi silloin, kun jotain tarvitsee tehdä, mutta pääset siihen yhä tarvittaessa käsiksi.

Näillä viidellä konstilla pidät huolen siitä, että sähköpostilaatikkosi pysyy tyhjillään, eivätkä tärkeät yhteydenotot huku tusinainformaation sekaan. Seurauksena saat eliminoitua yhden merkittävän stressinaiheuttajan elämästäsi ja vapautat aikaasi tärkeämmille asioille.

Lisää vinkkejä stressittömään työhön löydät Filosofian Akatemian Ajattelunhallinnan oppaasta. Lataa se maksutta täältä.

Loistavaa alkanutta vuotta kaikille!

Rautaisannos hidasta aikaa lataa akut uuteen vuoteen

21/12/2009

1 kommentti

Ajattelu ei tapahdu vain pään sisällä. Ajattelumme on sen sijaan vuosi vuodelta yhä verkottuneempaa: päähän putkahtavista ajatuksista yhä useammat saavat nykyaikana alkunsa planeetan toisella puolella. Samaten nykyteknologia mahdollistaa yhä ketterämmän ajattelun ulkoistamisen: ajatukset joita emme juuri nyt tarvitse voi siivota odottamaan käyttöä esimerkiksi verkkopilveen, älykännykkään – tai vaikkapa muistivihkoon.

Ajattelun verkottuminen mahdollistaa yhä rikkaamman ja luovemman ajattelutyön. Samalla ajattelun ulkoistaminen mahdollistaa stressittömän keskittymisen käsillä olevaan asiaan: kun siivoat juuri nyt tarpeettomat ajatukset ajattelunhallintajärjestelmään, on käytössäsi täydet seitsemän huomiokanavaa, ja työ sujuu kuin tanssi.

Joskus tekee kuitenkin hyvää palauttaa ajattelu ihan perinteiseen biologiseen lähipiiriin. Hidas aika mahdollistaa omaan ajatteluun tutustumisen, ja laadukas ajanvietto perheen ja hyvien ystävien kanssa edesauttaa hyvinvointia. Joskus onkin hyvä vetää johto seinästä ja irrottautua hetkeksi verkottuneen elämän hektisyydestä.

Joulun aikaan onkin hyvä jättää tietokone avaamatta, vaihtaa älykännykkä hetkeksi perinteiseen puhelimeen – tai jättää puhelin kokonaan kaapin pohjalle. Rautaisannos hidasta aikaa lataa akut uutta vuotta varten niin, että ajatus juoksee taas tuoreeltaan verkottuneena.

Ajattelun ammattilainenkin vetäytyy loppuvuodeksi bittiavaruudesta ja kytkeytyy tietoverkkoihin taas tammikuun alussa.

Kiitos kaikille kuluneesta syksystä, loistavista kommenteista ja uusien ajatusten herättämisestä! Lennokkaita ajatuksia, rauhaisaa joulua ja onnellista uutta vuotta!

PS. Kurkkaa täältä Filosofian Akatemian joulukortti.

5 helppoa niksiä flow-tilan saavuttamiseksi

20/10/2009

23 kommenttia

Jamaikan salama Usain Bolt on viimeisen vuoden aikana hämmästyttänyt urheilumaailmaa useaan otteeseen. Boltin tähtihetkiä ovat olleet Pekingin olympialaisten uusi sadan metrin maailmanennätys 9.69 – jolla Bolt tuuletti viimeiset kymmenen metriä! Lisäksi Bolt niittasi hiljattain upouuden maailmanennätyksen 9.58, pudottaen voimassaolevaa ennätystä ennenkuulumattomat 11 sadasosasekuntia.

Usain Bolt on erinomainen esimerkki siitä, mitä ihminen voi parhaillaan saada aikaiseksi flow-tilassa.

Flow-tila on ihmisen perustila. Se on se tila, jossa synnymme maailmaan, ja johon autuaasti kykenevät lapset ja mielenvikaiset. Me muut elämme jatkuvan informaatiopommituksen keskellä – alati kiihtyvässä tehtävien ja vaatimusten ristiaallokossa, joka pyrkii tauotta tukkimaan huomiokanavamme ja näin kampeamaan meidät pois tästä auvoisasta olemisen vuosta.

Flow-tila on tila, jossa vallitsee täydellinen keskittyminen käsillä olevaan asiaan. Se on se tila, joka tulee loman toisella viikolla varpaita välimeressä huljutellessa, sydäntä särkevän kaunista musiikkia kuunnellessa ja omaa nukkuvaa lasta tuijotellessa. Kaikki seitsemän huomiokanavaamme ovat silloin kiinnittyneet siihen, mitä olemme tekemässä jopa siinä määrin, että tietoisuus omasta itsestä tai ajasta katoaa. Tuloksena on miellyttävä läsnäolon tunne – tunne siitä, että kaikki vain sujuu.

Flow-tilan saavuttaminen ei ole kuitenkaan huippusprinttereiden tai zen-munkkien yksinoikeus. Kuka tahansa voi päästä arkitoimissaan flow-tilaan ottamalla selkoa omasta ajattelumaailmastaan ja elämästään. Seuraavassa esittelen viisi helppoa niksiä, joilla saa raivattua huomiokanavilleen tilaa niin, että tuloksena on jatkuva flow-tila.

1. Älä tee mitään turhaa

Mieltämme kuormittaa normaalisti kaikenlainen ylimääräinen häläpälä – siivoamattomat sukkalaatikot ja sen sellainen. Monet näistä jutuista osoittautuvat tarkemmassa tarkastelussa sellaisiksi, ettei niitä oikeastaan edes tarvitse tehdä. Ennen kuin siivoat ne ajukopastasi häiritsemästä, ne putkahtavat kuitenkin aika ajoin mieleesi, tukkien näin huomiokanaviasi.

Ensisijaista flow-kokemukselle on keskittyminen – niin elämän päämääränasettelussa kuin päivittäisessä toiminnassakin. Niin pitkään, kun mielessä liikkuu kaikenlaista turhaa häläpälää, on flow-kokemuksen saavuttaminen koko lailla hankalaa. Mielen tahdonvaraiseen tyhjentämiseen kykenevät kuitenkin pääsääntöisesti vain zen-munkit. Mutta onneksi meille tavallisille tallaajillekin on olemassa konstit turhan häläpälän siivoamiseksi.

Erityisen tehokas tapa raivata tilaa on kertoa itselleen, mitä päässä liikkuu. Tämä tapahtuu helpoiten kirjoittamalla. Kirjoita siis ylös kaikki se, mitä sinun pitää huomenna tehdä ja mieti, onko kaikki kirjaamasi oikeasti tärkeää. Jos vain suinkin tohdit, ruksaa listalta yli niin paljon kuin mahdollista.

2. Keskity olennaiseen

Kun olet saanut listasi putsattua niin, että siinä on jäljellä vain olennainen, muodosta mielikuva siitä, kuinka teet kunkin tehtävän siihen täydellisesti keskittyen. Mieti, miten huomiset tehtäväsi voivat sujua parhaimmillaan. Anna mielikuvituksesi lentää – kuvittele käsiesi asentoa, ruumiisi tuntua, makuja, tuoksuja!

Ja kun huomenna ryhdyt toimeen, tee vain yksi asia kerrallaan.

Epäilemättä joku keskeyttää huomenna ajatuksenjuoksusi valistaakseen sinua uuden puertoricolaisen kahvipavun ihanuudesta – mutta kun olet jättänyt tehtävälistallesi vain olennaisen ja muodostanut mielikuvan siitä, miten toimesi parhaillaan sujuvat, löydät itsesi yhä useammin toimiesi keskeltä kepeässä flow-tilassa.

3. Tunne ajatuksesi

Flow-termin lanseeranneen unkarilais-amerikkalaisen psykologi Mihaly Csikszentmihalyin mukaan flow-kokemukselle ovat olennaista tarkkarajaiset päämäärät ja tehtävästä saatava välitön palaute. Tekemisen täytyy siis olla sellaista, että pystyt tunnistamaan milloin olet onnistunut ja milloin et. Tämä on mahdollista ainoastaan, jos tiedät, minkälaisista osakokonaisuuksista tehtävät koostuvat.

Normaalisti aika iso osa toiminnastamme koostuu eteenpäin valuvasta, hahmottomasta puuhastelumössöstä. Usein olemme tietoisia vain niin sanotuista suurista linjoista. Itse toiminta tapahtuu aika orgaanisesti sitä sen kummemmin ajattelematta.

Vasta kun annat toiminnallesi rakenteen, josta olet itse tietoinen, näet kirkkaasti toiminnan tarkkarajaiset päämäärät ja tunnistat myös pienimmistäkin toimista milloin olet onnistunut. Vaikka flow-kokemuksen yhteydessä usein puhutaankin huippu-urheilijoista ja taiteilijoista, voi flow-tilaan päästä minkä tahansa askareen yhteydessä. Jopa tiskaaminen tai roskien vieminen voi johtaa flow-kokemukseen jos olet riittävän valpas tunnistaaksesi miten ne suoritettuasi olet askelen jotakin päämäärääsi lähempänä.

Mieti siis tehtäviäsi tarkastellessasi mitkä tehtävät ovat yksittäisiä toimia, ja mitkä puolestaan koostuvat useammista toimista. Esimerkiksi roskien viemistä on aika vaikeaa jakaa osakokonaisuuksiin, kun taas talon rakentaminen on monimutkainen sarja erilaisia askareita. Henry Fordin sanoin: ”Mikään tehtävä ei ole erityisen vaikea kun sen jakaa riittävän pieniin osiin.” Tunne siis tehtäväsi, jotta voit riemuita jokaisesta pienestä onnistumisesta, joka niistä seuraa.

4. Järjestä toimintasi

Tehtävien tunteminen ei yksinomaan riitä. Itse asiassa tehtävien silppuaminen pieniin toiminta-atomeihin saattaa jopa aluksi tuntua ahdistavalta. Näinkö paljon tätä tekemistä olikin?

Jotta puuhastelusälän tulva saadaan suitsettua aisoihin, täytyy tehtävät myös rakenteistaa niin, että pystyt suoriutumaan niistä ilman, että ne alkavat riidellä keskenään ajastasi. Jos et satu olemaan zen-munkki, on tässä likipitäen ainoa järkevä tapa pitää tehtävistä jollakin tavalla kirjaa. Yksi 1900-luvun mullistavista ajanhallintamenetelmistä oli tehtävälista. Andrew Carnegie maksoi 1900-luvun alussa tiettävästi tehtävälistan esitelleelle nokkelikolle eräitä miljoonia – niin riemuissaan hän oli tästä uuden uutukaisesta innovaatiosta.

Jos teet edellisenä iltana listan seuraavana päivänä hoidettavista tehtävistä, on toiminnallasi jo rakenne. Tehtävälistaa monin verroin tehokkaampi tapa rakenteistaa toimintaa on David Allenin kehittämä Getting Things Done -metodi, josta kirjoitin aiemmassa blogimerkinnässä. Allenin metodi perustuu siihen, että koostat päivittäisen tehtävälistan tekemisen sijaan listan, johon kirjaat kaikki asiat, jotka pitää hoitaa, tästä ikuisuuteen. Tehtävät lajitellaan sitten sen mukaan, missä ja mitä käyttäen ne voidaan tehdä. Näin käsilläsi on aina vain nippu sellaisia tehtäviä, jotka voit hoitaa heti.

5. Tee merkityksellisiä asioita

Tärkeintä flow-tilaan pääsemisen kannalta on, että teet jotain merkityksellistä. Tämä ei tarkoita sitä, että jokaisen toimesi tulisi torjua ilmastonmuutos ja poistaa nälänhätä. Toimintaa rakenteistamalla itse asiassa pienen pienetkin arkiaskareet muuttuvat merkityksellisiksi. Mutta tämä on mahdollista vain, jos rakenteistamasi toiminta johtaa pitkällä tähtäimellä lopputuloksiin, jotka käyvät yksiin arvomaailmasi kanssa.

Hyvinvointi nousee siitä, että tekeminen tuottaa tuloksia, jotka käyvät yksiin oman arvomaailman kanssa. Tekemisesi täytyy siis tapahtua viime kädessä oman arvomaailmasi puitteissa. Nyky-yhteiskunnan monisäikeisessä motivaatiokentässä tämä on helpommin sanottu kuin tehty. Monesti vaikeinta on ylipäätään tietää mitä haluaa. Tässä auttaa tutkailla omaa arvomaailmaa. Mieti, mikä on sinusta hyvää ja oikein – ja minkälainen toiminta johtaa sellaisiin tuloksiin, jotka ovat mielestäsi hyvää ja oikein.

Koska arvot ja päämäärät ovat kuitenkin pohjimmiltaan aika epämääräisiä ja abstrakteja mokkuloita, kannattaa oman kutsumuksen löytämistä lähestyä konkretian tasolla. Kirjoita siis ylös lista kaikesta siitä, mitä haluaisit pystyä tekemään niillä kahdellakymmenellä neljällä tunnilla, jotka sinulla on käytössäsi vuorokaudessa, jos saisit itse päättää ihan kaikesta ajastasi. Listalta voit jättää pois syömisen, nukkumisen ja muut biologiset perustoiminnot – tärkeintä on tunnistaa, mitä erityisesti juuri sinä haluat tehdä.

Pisteytä aktiviteetit yhdestä kolmeen sen mukaan, missä määrin pystyt niitä tekemään juuri nyt. Lopuksi tarkastele kirjoittamaasi listaa ja mieti, mitä sellaisia muutoksia voisit tehdä elämässäsi, jotta joka ikinen aktiviteetti listalla saisi arvosanakseen kolmosen. Sitten kun pääset siihen tulokseen teet nimittäin tarkalleen sitä, mitä haluat. Lopuksi voit pohtia, minkälainen ihminen tekee kaikkea sitä, mitä sinä haluaisit tehdä. Osa aktiviteeteista voi johtaa ammattiin, toiset taas harrastuksiin. Sinänsä on yhdentekevää, mistä rahasi ansaitset siinä vaiheessa kun pystyt toteuttamaan itseäsi täysipainoisesti.

Koska flow-tila seuraa tarkkarajaisesti asetelluista päämääristä, ei sinun tarvitse ottaa juuri nyt lopputiliä epämieluisasta työstä päästäksesi flow-tilaan. Keskeistä on tunnistaa päämäärä, joka mahdollistaa sen, että voit tehdä sitä, mistä pidät. Heti kun saat siitä kiinni, on jokainen toimesi askel kohti tuota päämäärää – siis jo itsessään jotain, joka on välillisesti jotain itsellesi olemuksellista.

Näillä viidellä niksillä pääset siis flow-tilaan:
1) Älä tee mitään turhaa.
2) Keskity olennaiseen.
3) Tunne ajatuksesi: kirjaa eri tehtävien työvaiheet.
4) Rakenteista toimintasi: pidä kirjaa toimistasi.
5) Kirjoita ylös se, mitä todella haluat tehdä.

Nikseissä 1–4 voit käyttää apunasi uutukaista Ajattelunhallinnan oppaan versiota 2.0. Voit ladata sen itsellesi maksutta täältä. Määrittelemällä sen, mitä haluat tehdä ja seuraamalla Ajattelunhallinan oppaan metodeja kuljetat arkesi kepeään flow-tilaan ennen kuin huomaatkaan.

Hidas aika ja nopea aika

23/09/2009

6 kommenttia

Kuten Einstein opetti, aika kulkee eri vauhtia eri paikoissa. Mutta aika kulkee eri vauhtia myös suhteessa meihin itseemme. Nykyaikana päivämme koostuvat yhä enemmän nopeasta ajasta – toimet seuraavat toisiaan sarjatulella niin, ettemme ehdi välissä edes hengähtää. Nukkumaankin mennään pulssin ollessa yhä satasen paremmalla puolella. Sitten ihmetellään, kun uni ei tule ennen kuin popsii Tenoxin.

Hidas aika puolestaan on eräänlainen mörkö, jota vältetään henkeen ja vereen kyllästymisen pelossa. Ajatus siitä, että pitäisi istua tunti aloillaan tekemättä mitään tuntuu ahdistavalta. Ja samalla kun yhteiskunta on tarjonnut meille upeat mahdollisuudet puhua ilmaiseksi Skypellä toiselle puolelle planeettaa, on kommunikaatioteknologia sitonut meidät myös jatkuvan tavoitettavuuden liekaan. Kännykän pitäisi olla päällä yöpöydälläkin siltä varalta, että jollakin sattuu olemaan tähdellistä asiaa vaikkapa smurffeista.

Teoksessaan Tyranny of the Moment norjalainen antropologi Thomas Hylland Eriksen kritisoi nopeatempoista elämäntapaa ja peräänkuuluttaa lisää hidasta aikaa. Vaikka olenkin pääsääntöisesti suuri toiminnan ystävä, on myös hidas aika mielestäni ensiarvoisen tärkeää. Viimeaikaisissa tutkimuksissa on käynyt ilmi, että esimerkiksi meditaatio lisää merkittävästi ihmisen hyvinvointia. Rauhoittuminen ja mietiskely eivät ainoastaan lisää hyvinvointia, vaan myös keskittävät ja selkiinnyttävät ajattelua. Zen-munkiksi ei tarvitse kuitenkaan ryhtyä. Riittää, että rauhoitat omille ajatuksillesi hetken ainakin muutamana iltana viikossa.

Hidas aika tarkoittaa tässä aikaa, jona emme pyri aktiivisesti tekemään mitään.

En siis tarkoita hitaalla ajalla sitä puisevalla luennolla tai hammaslääkärin odotushuoneessa matelevaa sekuntiviisaria. Toki sellainenkin aika on hidasta, mutta vähän väärällä tavalla. Se hidas aika, josta tässä puhun tarkoittaa aikaa, jonka varaat itsellesi – aikaa, jona annat itsellesi oikeuden tarkoituksella olla tekemättä mitään.

Koeta esimerkiksi ottaa itsellesi puoli tuntia hidasta aikaa kahtena iltana viikossa. Kaada itsellesi lasi hyvää viiniä tai keitä kuppi yrttiteetä ja istahda mukavaan nojatuoliin. Tarkkaile mitä pääsi sisällä liikkuu. Huomiokanavasi ovat todennäköisesti täynnä kaikenlaista päivän mittaan kertynyttä säpätystä. Mielessä risteilevät ajatukset ovat kuin mielen seitsenkaistaista valtatietä ylinopeutta kaasuttelevat urheiluautot. Ja ainoa tapa saada kaahaavat ajatusautot rauhoittumaan on antaa niiden rauhassa löytää tiensä kotiin saakka niin, että saat ne parkkeerattua muistisi autotalliin.

Hidas aika ei synnytä uutta toimintaa samalla tavalla kuin nopea aika, jossa vastaan tulevat virikkeet käynnistävät yhä uusia ajatusprosesseja. Toki hitaalla ajalla saattaa oivalluskin yllättää. Tätä varten kannatta pitää kynä ja paperia käsillä, jotta innokas ajatus saadaan näppärästi parkkeerattua tuonnempaa tarkastelua varten. Kun uutta sisältöä ei haalita kynsin hampain, alkavat mielen huomiokanavat hiljalleen rauhoittua, kun ajatusten teiden ritarit kurvaavat parkkiin autotalleihinsa.

Mietiskely on myös hyvä tapa tutustua itseensä. Harva meistä miettii paljoakaan sitä, mitä miettii – olemme usein aivan liian kiireisiä pysähtyäksemme tuumaamaan, että miksiköhän tällainenkin ajatus on oikeastaan päähän pesiytynyt. Hitaalla ajalla myös oma ajatusmaailma tulee tutuksi. Pitkällä tähtäimellä on helpompaa tehdä myös sellaisia muutoksia, jotka nostavat elämänlaatuasi. Ota siis selko omista ajatuksistasi ja varaa itsellesi jo tänä iltana hetki hidasta aikaa.