4 nopeaa tapaa parantaa keskittymistä tietotyössä

Tutkimusten mukaan ihminen kykenee pitämään tietoisessa mielessään vain noin 3–5 asiaa kerrallaan. Jos hoitamattomat asiat putkahtelevat mieleen, kadulla porataan, sähköposti sanoo plim tämän tästä ja yrität keskittyä kuumeisesti huomisen presentaation laatimiseen, ei enää tarvita kuin kollega esittelemään Tiktokin uutuusmeemiä, niin pää sanoo poks.

Jos tietoinen ajattelu ei onnistu, komento siirtyy ajattelun primitiivisempiin järjestelmiin, ja vaihtoehtoja on tällöin käytännössä kolme: taistele, pakene tai jäädy.

Aivojemme biologinen kehitys on niin hidasta, että käytännössä merkittäviä muutoksia ihmisaivoissa ei ole tapahtunut kymmeniin tuhansiin vuosiin. Toisin sanoen, aivomme ovat yhä luolaihmisen aivot. Biologinen evoluutio on optimoinut aivotoiminnan ihmiselle biologisesti luontaiseen ympäristöön: metsään ja savannille. Tietoisen ja tiedostomattoman mielen rajat muuttuvatkin lähes merkityksettömiksi silloin kun ”työpäivä” koostuu metsässä samoilusta, marjojen keräilystä tai antiloopin jahtaamisesta. Tällöin todo-listalla on tasan yksi asia: ”hanki ruokaa”. Vielä viljely-yhteiskunnassakaan ajattelun raja-aidat eivät yleensä tule vastaan. Aamulla lähdetään pellolle, hoidetaan hommat ja tullaan illalla kotiin.

Nykyisessä tietoyhteiskunnassa tilanne on kuitenkin aivan toisenlainen. 

Ensinnäkin, työtä tehdään yhdessä, nykyään usein avokonttoreissa. Toiseksi, viestintävälineiden monimuotoisuus, nopeus ja integrointi arkeen on kasvanut kolmessa vuosikymmenessä dramaattisesti. Vielä 1980-luvulla viestintään oli käytännössä neljä keinoa: puhelin, kirje, ovikellon soittaminen – ja faksi. Nyt meillä on puhelin, tekstiviestit, sähköposti, Teams, Zoom, Skype, Slack, Messenger, WhatsApp, Telegram, WeChat, Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Tiktok – ja joskus harvoin vielä postiluukustakin kopsahtaa jotain. Nämä nyt siis alkajaisiksi. Keskimäärin nykyaikainen toimistotyöntekijä keskeytetään kerran 3 minuutissa. Keskittymisen palauttamiseen menee puolestaan 23 minuuttia.

Pikaviestinten, puhelimen ja sähköpostin lisäksi joka ikinen kännykkäsovellus haluaa myös kertoa sinulle, milloin Woltissa on uusi tarjous, koska virtuaalilohikäärmeesi on kuoriutunut tai milloin Duolingo-putkesi on katkolla. Ja joka ikinen näistä häiriötekijöistä käyttää huomiosi saamiseksi sekä visuaalisia koukkuja kuten pomppivia punaisia palloja ja alituisia plim-ääniä. Ei mikään ihme, että meinaa hermo mennä.

Asialle voi kuitenkin tehdä paljon.

Ensimmäinen askel on rakentaa informaatioympäristömme niin, että häiriötekijöitä on mahdollisimman vähän. Ihan kaikesta ei pääse eroon, mutta on hämmästyttävää, kuinka paljon tilaa voit tehdä ajattelulle pienellä vaivalla.

1. Poista notifikaatiot

Ihan ensimmäisenä kannattaa poistaa sähköpostiohjelmasta, kaikista pikaviestimistä ja kaikista kännykkäsovelluksista ääninotifikaatiot. Jos se on mahdollista, voit vapauttaa vielä lisää kaista poistamalla myös visuaaliset viestit. Maailma ei räjähdä, vaikka näkisitkin uuden Facebook-tykkäyksen vasta kaksi tuntia sen ilmestymisen jälkeen – vaikka Facebook haluaisikin, että klikkaisit sovelluksen auki sekunnissa.

2. Siivoa työpöytäsi – sekä fyysinen että virtuaalinen

Jokainen ympäristössäsi oleva asia voi toimia uuden ajatuksen kimmokkeena. Jos työpöytäsi on täynnä hoitamattomista asioista muistuttavia kaavakkeita, mietit niitä tämän tästä, vaikka pitäisikin keskittyä johonkin ihan muuhun. Siivoa sen sijaan työpöydältäsi kaavakkeet ja muu piiloon, ja laita muistutus vaikkapa tehtävälistallesi tai johonkin mukavaan todo-appiin, jotta muistat ne aikanaan käsitellä.

Toista sama myös tietokoneesi työpöydän, desktopin, kanssa. Aikanaan oma virtuaalityöpöytäni oli täynnään kymmeniä ellei satoja ”hoidettavia” tiedostoja, joista yhtäkään ei tullut oikeasti käsiteltyä, kun aina oli muuta tekemistä. TIlanne muuttui radikaalisti, kun siivosin työpöydän sisällön arkisto-ohjelma Evernoteen. Ota käyttöön jokin parhaista saatavilla olevista arkistointiohjelmista, kuten Bear, OneNote tai Nimbus Note ja siivoa työpöytäsi sisältö sinne. Stressitasot putoavat hetkessä.

3. Varaa tila keskittymiselle

Kun haluat tehdä keskittymistä vaativaa työtä, kannattaa pyrkiä tilaan, jossa on mahdollisimman vähän häiriötekijöitä. Nykyaikana harvalla on omaa toimistoa, mutta suurimmalle osalle on mahdollista hyödyntää kerrassaan huipputehokasta avokonttorimaailman niksiä: varaa itsellesi yhden hengen kokous. Buukkaa kokoushuone työtäsi varten tunniksi tai pariksi, hiippaile ”kokoukseesi”, vedä ovi kiinni, laita kännykkä äänettömälle ja – aaah! – keskity tekemään ihan oikeita töitä. Uppoutumista vaativissa työtehtävissä voit asettaa ajastimen soimaan määräajan kuluessa jotta tiedät varmasti, että päivän muutkin toimet tulevat hoidettua ajallaan. Näin huolehdit siitä, että kukin toimi saa aina jakamattoman huomiosi. 

4. Laita herätys tai muistutus hoidettavista asioista

Todelliset keskittymisen kovanaamat laittavat kaikki notifikaatiot – niin plim-äänet kuin punaiset pallotkin pois – ja ohjelmoivat vaikkapa puhelimen herätystoiminnon muistuttamaan katsomaan sähköpostit ja pikaviestimet kerran tai pari päivässä. Kun notifikaatiot ovat poissa, voi stressi hiipiä helposti siitä, että mitä jos unohdat vastata johonkin tärkeään viestiin. Herätystoiminto auttaa rauhoittamaan mielen, koska tiedät, että sitten kun puhelin piippaa, käyt uudet viestit läpi kaikessa rauhassa.

Toki tällainen itsehillinnän zen vaatii meiltä paljon, sillä yksi syy siihen, miksi muistutukset ja punaiset pallot ovat niin hillittömiä on se, että ne ruokkivat dopamiiniaineenvaihduntaamme. Aina kun värkki sanoo plim, se aktivoi uteliaisuutemme ja kiinnittää huomion siihen, mitä uutta saattaa olla tarjolla.

Harmi vaan, että useimmiten siellä sähköpostissa on oikeasti kiinnostavan tai arvokkaan postin sijaan Gigantin uutiskirje.

Mutta pienelläkin pääsee alkuun. Käy aluksi läpi vaikka vain puhelimesi muistutusasetukset (löytyy useimmissa puhelimissa kohdasta asetukset – ilmoitukset). Poista sieltä se, minkä pystyt – ja jo nyt olet lisännyt merkittävästi kykyäsi keskittyä käsillä oleviin tehtäviin.