Yhteisten pelisääntöjen sopiminen tekee tilaa ajattelulle

Harva elää erakkona metsän keskellä. Useimmiten olemme ainakin töissä tekemisissä myös muiden ihmisten kanssa. Ajattelun kirkkauden kannalta lähes yhtä tärkeää kuin häiriötekijöiden poistaminen on sopia yhteiset pelisäännöt. Erityisen tärkeää tämä on töissä, mutta myös kotona kannattaa aika ajoin miettiä, mitkä työt kuuluvat milloinkin sinun vastuullesi ja mitkä muille.

Vastuunjako edellyttää suunnittelua. 

Kokoa tiimisi yhteen. Miettikää yhdessä, miten esimerkiksi sähköposti-, pikaviesti-, tai puhelutulvaa voisi suitsia. Voisiko kokoukset saada toimimaan jouhevammin – tai tarvitseeko niitä ryökäleitä ylipäätään pitää puolta tusinaa joka ikinen päivä?

Ajattelun sujuvuuden kannalta on olennaista, että toimintasi ohjautuu omista, tiimisi ja perheesi päämääristä käsin. Tämän takia on ensin olennaista hahmottaa, miksi ylipäätään teette mitä teette. Sitten kannattaa miettiä, onko joka ikiseen pikaviestimeen pakko vastata viidentoista sekunnin viiveellä. 

Lähes kaikissa valmentamissani organisaatioissa riittää yleensä, että sähköpostit katsotaan kerran päivässä. Miksi sitten ihmiset tulevat niin kärttyisiksi, jos viestiin ei ole vastattu heti? Tai miksi me toistamiseen hamuamme sitä sähköpostia, kun ensimmäinen punainen numeropallo ilmestyy tai kun ohjelmisto sanoo plim? Onko sinun ihan oikeasti pakko tietää viidessä sekunnissa, mikä uutuussarja on tänään tullut Netflixiin tarjolle?

Hyvä lähtökohta viestintäsääntöihin on, että sähköposteihin vastataan viimeistään viikon loppuun mennessä, pikaviesteihin viimeistään seuraavana päivänä. Jos on tosi kova kiire, niin voi soittaa tai laittaa tekstiviestin – tai vaikka tulla ihan fyysisesti piipahtamaan.

Kokousten järjestämisen osalta on hyvä miettiä aluksi, onko kokousta pakko järjestää – vai hoituisiko asia Slack- tai Teams-viestillä? Jos kokousta kuitenkin tarvitaan, kutsu vain ne ihmiset, joiden on ihan oikeasti pakko olla läsnä. Veikkaan, että kokouksiin cc-kutsutut tyhjäntoimittajat maksavat firmoille miljardeja.

Kokouksilla pitää myös olla päämäärä ja niiden pitää johtaa tuloksiin. Tästä syystä kokouksia ennen pitää aina lähettää ainakin kevyesti muotoiltu kokousagenda – ja ennen kokouksen loppua on hyvä sopia ainakin muutama konkreettinen toimenpide, joilla käsiteltyjä asioita edistetään. 

Hyvä tapa on ajoittaa kokoukset alkamaan 15 minuuttia yli tasatunnin – ”akateeminen vartti” toimii muuallakin kuin yliopistoissa. Tällöin kokousten väliin jää hengitysvaraa. Yleensä tunnin asiat saa helposti sovittua puolessa tunnissa, jos aikaa on varattu vain sen verran. Lopuksi, jos aikaa jää yli, lopeta kokous ja mene vaikka hetkeksi nauttimaan ulos auringonpaisteesta sen sijaan, että käyttäisit viimeisen vartin yleisistä asioista jaaritteluun.

Sopimalla selkeät viestintä- ja kokouspelisäännöt vapautat tietoiselle mielellesi kottikärrykaupalla kaistanleveyttä, jonka voit käyttää keskittyäksesi kulloinkin kaikkein tärkeimpiin asioihin.

4 nopeaa tapaa parantaa keskittymistä tietotyössä

Tutkimusten mukaan ihminen kykenee pitämään tietoisessa mielessään vain noin 3–5 asiaa kerrallaan. Jos hoitamattomat asiat putkahtelevat mieleen, kadulla porataan, sähköposti sanoo plim tämän tästä ja yrität keskittyä kuumeisesti huomisen presentaation laatimiseen, ei enää tarvita kuin kollega esittelemään Tiktokin uutuusmeemiä, niin pää sanoo poks.

Jos tietoinen ajattelu ei onnistu, komento siirtyy ajattelun primitiivisempiin järjestelmiin, ja vaihtoehtoja on tällöin käytännössä kolme: taistele, pakene tai jäädy.

Aivojemme biologinen kehitys on niin hidasta, että käytännössä merkittäviä muutoksia ihmisaivoissa ei ole tapahtunut kymmeniin tuhansiin vuosiin. Toisin sanoen, aivomme ovat yhä luolaihmisen aivot. Biologinen evoluutio on optimoinut aivotoiminnan ihmiselle biologisesti luontaiseen ympäristöön: metsään ja savannille. Tietoisen ja tiedostomattoman mielen rajat muuttuvatkin lähes merkityksettömiksi silloin kun ”työpäivä” koostuu metsässä samoilusta, marjojen keräilystä tai antiloopin jahtaamisesta. Tällöin todo-listalla on tasan yksi asia: ”hanki ruokaa”. Vielä viljely-yhteiskunnassakaan ajattelun raja-aidat eivät yleensä tule vastaan. Aamulla lähdetään pellolle, hoidetaan hommat ja tullaan illalla kotiin.

Nykyisessä tietoyhteiskunnassa tilanne on kuitenkin aivan toisenlainen. 

Ensinnäkin, työtä tehdään yhdessä, nykyään usein avokonttoreissa. Toiseksi, viestintävälineiden monimuotoisuus, nopeus ja integrointi arkeen on kasvanut kolmessa vuosikymmenessä dramaattisesti. Vielä 1980-luvulla viestintään oli käytännössä neljä keinoa: puhelin, kirje, ovikellon soittaminen – ja faksi. Nyt meillä on puhelin, tekstiviestit, sähköposti, Teams, Zoom, Skype, Slack, Messenger, WhatsApp, Telegram, WeChat, Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Tiktok – ja joskus harvoin vielä postiluukustakin kopsahtaa jotain. Nämä nyt siis alkajaisiksi. Keskimäärin nykyaikainen toimistotyöntekijä keskeytetään kerran 3 minuutissa. Keskittymisen palauttamiseen menee puolestaan 23 minuuttia.

Pikaviestinten, puhelimen ja sähköpostin lisäksi joka ikinen kännykkäsovellus haluaa myös kertoa sinulle, milloin Woltissa on uusi tarjous, koska virtuaalilohikäärmeesi on kuoriutunut tai milloin Duolingo-putkesi on katkolla. Ja joka ikinen näistä häiriötekijöistä käyttää huomiosi saamiseksi sekä visuaalisia koukkuja kuten pomppivia punaisia palloja ja alituisia plim-ääniä. Ei mikään ihme, että meinaa hermo mennä.

Asialle voi kuitenkin tehdä paljon.

Ensimmäinen askel on rakentaa informaatioympäristömme niin, että häiriötekijöitä on mahdollisimman vähän. Ihan kaikesta ei pääse eroon, mutta on hämmästyttävää, kuinka paljon tilaa voit tehdä ajattelulle pienellä vaivalla.

1. Poista notifikaatiot

Ihan ensimmäisenä kannattaa poistaa sähköpostiohjelmasta, kaikista pikaviestimistä ja kaikista kännykkäsovelluksista ääninotifikaatiot. Jos se on mahdollista, voit vapauttaa vielä lisää kaista poistamalla myös visuaaliset viestit. Maailma ei räjähdä, vaikka näkisitkin uuden Facebook-tykkäyksen vasta kaksi tuntia sen ilmestymisen jälkeen – vaikka Facebook haluaisikin, että klikkaisit sovelluksen auki sekunnissa.

2. Siivoa työpöytäsi – sekä fyysinen että virtuaalinen

Jokainen ympäristössäsi oleva asia voi toimia uuden ajatuksen kimmokkeena. Jos työpöytäsi on täynnä hoitamattomista asioista muistuttavia kaavakkeita, mietit niitä tämän tästä, vaikka pitäisikin keskittyä johonkin ihan muuhun. Siivoa sen sijaan työpöydältäsi kaavakkeet ja muu piiloon, ja laita muistutus vaikkapa tehtävälistallesi tai johonkin mukavaan todo-appiin, jotta muistat ne aikanaan käsitellä.

Toista sama myös tietokoneesi työpöydän, desktopin, kanssa. Aikanaan oma virtuaalityöpöytäni oli täynnään kymmeniä ellei satoja ”hoidettavia” tiedostoja, joista yhtäkään ei tullut oikeasti käsiteltyä, kun aina oli muuta tekemistä. TIlanne muuttui radikaalisti, kun siivosin työpöydän sisällön arkisto-ohjelma Evernoteen. Ota käyttöön jokin parhaista saatavilla olevista arkistointiohjelmista, kuten Bear, OneNote tai Nimbus Note ja siivoa työpöytäsi sisältö sinne. Stressitasot putoavat hetkessä.

3. Varaa tila keskittymiselle

Kun haluat tehdä keskittymistä vaativaa työtä, kannattaa pyrkiä tilaan, jossa on mahdollisimman vähän häiriötekijöitä. Nykyaikana harvalla on omaa toimistoa, mutta suurimmalle osalle on mahdollista hyödyntää kerrassaan huipputehokasta avokonttorimaailman niksiä: varaa itsellesi yhden hengen kokous. Buukkaa kokoushuone työtäsi varten tunniksi tai pariksi, hiippaile ”kokoukseesi”, vedä ovi kiinni, laita kännykkä äänettömälle ja – aaah! – keskity tekemään ihan oikeita töitä. Uppoutumista vaativissa työtehtävissä voit asettaa ajastimen soimaan määräajan kuluessa jotta tiedät varmasti, että päivän muutkin toimet tulevat hoidettua ajallaan. Näin huolehdit siitä, että kukin toimi saa aina jakamattoman huomiosi. 

4. Laita herätys tai muistutus hoidettavista asioista

Todelliset keskittymisen kovanaamat laittavat kaikki notifikaatiot – niin plim-äänet kuin punaiset pallotkin pois – ja ohjelmoivat vaikkapa puhelimen herätystoiminnon muistuttamaan katsomaan sähköpostit ja pikaviestimet kerran tai pari päivässä. Kun notifikaatiot ovat poissa, voi stressi hiipiä helposti siitä, että mitä jos unohdat vastata johonkin tärkeään viestiin. Herätystoiminto auttaa rauhoittamaan mielen, koska tiedät, että sitten kun puhelin piippaa, käyt uudet viestit läpi kaikessa rauhassa.

Toki tällainen itsehillinnän zen vaatii meiltä paljon, sillä yksi syy siihen, miksi muistutukset ja punaiset pallot ovat niin hillittömiä on se, että ne ruokkivat dopamiiniaineenvaihduntaamme. Aina kun värkki sanoo plim, se aktivoi uteliaisuutemme ja kiinnittää huomion siihen, mitä uutta saattaa olla tarjolla.

Harmi vaan, että useimmiten siellä sähköpostissa on oikeasti kiinnostavan tai arvokkaan postin sijaan Gigantin uutiskirje.

Mutta pienelläkin pääsee alkuun. Käy aluksi läpi vaikka vain puhelimesi muistutusasetukset (löytyy useimmissa puhelimissa kohdasta asetukset – ilmoitukset). Poista sieltä se, minkä pystyt – ja jo nyt olet lisännyt merkittävästi kykyäsi keskittyä käsillä oleviin tehtäviin.

Älä sotke ympyröitäni

Vuonna 212 eaa. roomalainen kenraali Marcus Claudius Marcellus valloitti Syrakusan. Hän oli kuullut nerokkaasta matemaatikosta Arkhimedeestä, ja käski sotilaan hakea hänet luokseen.

Kun sotilas saapui matemaatikon kotiin, hän työskenteli vaativan geometrisen ongelman parissa, jota varten hän oli piirtänyt maahan ympyröitä. Sotilas ryntäsi sisään ja käski Arkhimedestä mukaansa.

Tämä oli kuitenkin niin keskittynyt ongelmaansa, ettei edes nostanut katsettaan sanoessaan hermostuneelle sotilaalle kuuluisat viimeiset sanansa: ”Noli turbare circulos meos” – älä sotke ympyröitäni.

Matematiikkanero oli niin uppoutunut työhönsä, että siinä kuolemakin jäi kakkoseksi.

Pelko auttaa keskittymään

Viime sunnuntaina parhaan naispääosan Oscarin voittanut Meryl Streep kertoi maanantain Metro-lehden haastattelussa, että häntä vaivaa yhä epävarmuus aina uuteen rooliin tarttuessaan.

Tämä ei kuitenkaan Oscar-voittajaa haittaa. Vaikka jokainen uusi rooli pelottaa, Streep on kääntänyt pelon voimavaraksi. Tähtinäyttelijälle, kuten hänen lukemattomille kollegoilleen, pelko ei ole jotain, josta täytyy kääntyä pois. Pelko on näyttelijälle tärkeä energian lähde, joka auttaa pysymään raikkaana ja välttämään rutiineja.

TV:n katselu on naamioitua seinän tuijottamista

En ole omistanut televisiota lähes kymmeneen vuoteen. Luovuin aikanaan töllöstä ulkomaille muuttaessani. Suomeen palatessa ei uutta värkkiä tullut enää ostettua. Huomasin televisiottomassa elämässä pian hurjan eron elämänlaadussa. Ennen päivittäin riivannut turhautuminen loisti nimittäin poissaolollaan.

Aloin miettiä, mistä TV-visailuista ja muusta kanavantäytteestä syntyvä turhautuminen johtuu. Vaikka Haluatko miljonääriksi -ohjelman tarkoituksena oli juurikin selättää tylsyys, seurasi siitä tosi asiassa samanlainen olo, kuin jos olisin tuijottanut tunnin valkoista seinää. Pahinta oli, että monesti puolessa välissä TV-visaa järki käski pistää töllöttimen kiinni. Käsi vain ei totellut.

Tutkimustulokset vahvistavat oletuksen: TV:n katselu on naamioitua seinän tuijottamista.

Herbert Krugmanin tutkimuksissa kävi ilmi, että television katselu synnyttää jo muutamien kymmenien sekuntien altistuksen jälkeen aivoissa niin sanottuja alfa-aaltoja. Alfa-aallot liittyvät passiivisuuteen ja rauhallisuuteen. Eli vaikka ruudulla sattuu ja tapahtuu, aivot luulevat, että edessä tönöttää tyhjä seinä. Tulokset ovat sen mukaiset: viihdeannoksen jälkeen on olo on kuin aidanseipäällä.

Tämä ei tietenkään tarkoita, että kaikki töllöstä tuleva olisi vain puhdasta höttöä. Jos ruudulla näkyvä sisältö puhuttelee muuten, voi töllön tuijottaminen olla mitä palkitsevinta. Krugman tutki myös television ja oppimisen suhdetta: televisio on mitä oivallisin passiivisen oppimisen väline. Katsomalla esimerkiksi Olipa kerran elämää opit kuin varkain tuntemaan ihmisruumiin anatomiaa.

Televisio tarjoaa parhaimmillaan välineen mitä huikeimpiin elämyksiin ja oppimiskokemuksiin. Itse töllö on vain väline – sisältö on se, joka ratkaisee. Nykyaikana myös internet on alkanut onneksi hiipiä passivoivan televisiovirran tontille. Monessa kodissa läppäri toimittaakin töllöttimen virkaa. On aivan eri asia katsoa laatuohjelmia YLE Areenasta, katsoa innostavia elokuvia Voddlerista tai tilata CDON:sta loistosarjojen DVD-bokseja, kuin turruttaa kuuppaa hötöisessä kanavavirrassa.

Iso osa kanavoiden syytämästä ohjelmistosta ei anniltaan eroa juuri seinän tuijottelusta. Siksi on tärkeää, että valitset itse katsomasi sisällön omien mielenkiinnon kohteidesi ja intohimojesi mukaan. Jos kanavapäällikkö tekee valinnan puolestasi, voit olla varma, että vietät ison osan elämästäsi seinää tuijotellen.