Tag Archives: tietotyö

4 nopeaa tapaa parantaa keskittymistä tietotyössä

21/08/2022

1 kommentti

Tutkimusten mukaan ihminen kykenee pitämään tietoisessa mielessään vain noin 3–5 asiaa kerrallaan. Jos hoitamattomat asiat putkahtelevat mieleen, kadulla porataan, sähköposti sanoo plim tämän tästä ja yrität keskittyä kuumeisesti huomisen presentaation laatimiseen, ei enää tarvita kuin kollega esittelemään Tiktokin uutuusmeemiä, niin pää sanoo poks.

Jos tietoinen ajattelu ei onnistu, komento siirtyy ajattelun primitiivisempiin järjestelmiin, ja vaihtoehtoja on tällöin käytännössä kolme: taistele, pakene tai jäädy.

Aivojemme biologinen kehitys on niin hidasta, että käytännössä merkittäviä muutoksia ihmisaivoissa ei ole tapahtunut kymmeniin tuhansiin vuosiin. Toisin sanoen, aivomme ovat yhä luolaihmisen aivot. Biologinen evoluutio on optimoinut aivotoiminnan ihmiselle biologisesti luontaiseen ympäristöön: metsään ja savannille. Tietoisen ja tiedostomattoman mielen rajat muuttuvatkin lähes merkityksettömiksi silloin kun ”työpäivä” koostuu metsässä samoilusta, marjojen keräilystä tai antiloopin jahtaamisesta. Tällöin todo-listalla on tasan yksi asia: ”hanki ruokaa”. Vielä viljely-yhteiskunnassakaan ajattelun raja-aidat eivät yleensä tule vastaan. Aamulla lähdetään pellolle, hoidetaan hommat ja tullaan illalla kotiin.

Nykyisessä tietoyhteiskunnassa tilanne on kuitenkin aivan toisenlainen. 

Ensinnäkin, työtä tehdään yhdessä, nykyään usein avokonttoreissa. Toiseksi, viestintävälineiden monimuotoisuus, nopeus ja integrointi arkeen on kasvanut kolmessa vuosikymmenessä dramaattisesti. Vielä 1980-luvulla viestintään oli käytännössä neljä keinoa: puhelin, kirje, ovikellon soittaminen – ja faksi. Nyt meillä on puhelin, tekstiviestit, sähköposti, Teams, Zoom, Skype, Slack, Messenger, WhatsApp, Telegram, WeChat, Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Tiktok – ja joskus harvoin vielä postiluukustakin kopsahtaa jotain. Nämä nyt siis alkajaisiksi. Keskimäärin nykyaikainen toimistotyöntekijä keskeytetään kerran 3 minuutissa. Keskittymisen palauttamiseen menee puolestaan 23 minuuttia.

Pikaviestinten, puhelimen ja sähköpostin lisäksi joka ikinen kännykkäsovellus haluaa myös kertoa sinulle, milloin Woltissa on uusi tarjous, koska virtuaalilohikäärmeesi on kuoriutunut tai milloin Duolingo-putkesi on katkolla. Ja joka ikinen näistä häiriötekijöistä käyttää huomiosi saamiseksi sekä visuaalisia koukkuja kuten pomppivia punaisia palloja ja alituisia plim-ääniä. Ei mikään ihme, että meinaa hermo mennä.

Asialle voi kuitenkin tehdä paljon.

Ensimmäinen askel on rakentaa informaatioympäristömme niin, että häiriötekijöitä on mahdollisimman vähän. Ihan kaikesta ei pääse eroon, mutta on hämmästyttävää, kuinka paljon tilaa voit tehdä ajattelulle pienellä vaivalla.

1. Poista notifikaatiot

Ihan ensimmäisenä kannattaa poistaa sähköpostiohjelmasta, kaikista pikaviestimistä ja kaikista kännykkäsovelluksista ääninotifikaatiot. Jos se on mahdollista, voit vapauttaa vielä lisää kaista poistamalla myös visuaaliset viestit. Maailma ei räjähdä, vaikka näkisitkin uuden Facebook-tykkäyksen vasta kaksi tuntia sen ilmestymisen jälkeen – vaikka Facebook haluaisikin, että klikkaisit sovelluksen auki sekunnissa.

2. Siivoa työpöytäsi – sekä fyysinen että virtuaalinen

Jokainen ympäristössäsi oleva asia voi toimia uuden ajatuksen kimmokkeena. Jos työpöytäsi on täynnä hoitamattomista asioista muistuttavia kaavakkeita, mietit niitä tämän tästä, vaikka pitäisikin keskittyä johonkin ihan muuhun. Siivoa sen sijaan työpöydältäsi kaavakkeet ja muu piiloon, ja laita muistutus vaikkapa tehtävälistallesi tai johonkin mukavaan todo-appiin, jotta muistat ne aikanaan käsitellä.

Toista sama myös tietokoneesi työpöydän, desktopin, kanssa. Aikanaan oma virtuaalityöpöytäni oli täynnään kymmeniä ellei satoja ”hoidettavia” tiedostoja, joista yhtäkään ei tullut oikeasti käsiteltyä, kun aina oli muuta tekemistä. TIlanne muuttui radikaalisti, kun siivosin työpöydän sisällön arkisto-ohjelma Evernoteen. Ota käyttöön jokin parhaista saatavilla olevista arkistointiohjelmista, kuten Bear, OneNote tai Nimbus Note ja siivoa työpöytäsi sisältö sinne. Stressitasot putoavat hetkessä.

3. Varaa tila keskittymiselle

Kun haluat tehdä keskittymistä vaativaa työtä, kannattaa pyrkiä tilaan, jossa on mahdollisimman vähän häiriötekijöitä. Nykyaikana harvalla on omaa toimistoa, mutta suurimmalle osalle on mahdollista hyödyntää kerrassaan huipputehokasta avokonttorimaailman niksiä: varaa itsellesi yhden hengen kokous. Buukkaa kokoushuone työtäsi varten tunniksi tai pariksi, hiippaile ”kokoukseesi”, vedä ovi kiinni, laita kännykkä äänettömälle ja – aaah! – keskity tekemään ihan oikeita töitä. Uppoutumista vaativissa työtehtävissä voit asettaa ajastimen soimaan määräajan kuluessa jotta tiedät varmasti, että päivän muutkin toimet tulevat hoidettua ajallaan. Näin huolehdit siitä, että kukin toimi saa aina jakamattoman huomiosi. 

4. Laita herätys tai muistutus hoidettavista asioista

Todelliset keskittymisen kovanaamat laittavat kaikki notifikaatiot – niin plim-äänet kuin punaiset pallotkin pois – ja ohjelmoivat vaikkapa puhelimen herätystoiminnon muistuttamaan katsomaan sähköpostit ja pikaviestimet kerran tai pari päivässä. Kun notifikaatiot ovat poissa, voi stressi hiipiä helposti siitä, että mitä jos unohdat vastata johonkin tärkeään viestiin. Herätystoiminto auttaa rauhoittamaan mielen, koska tiedät, että sitten kun puhelin piippaa, käyt uudet viestit läpi kaikessa rauhassa.

Toki tällainen itsehillinnän zen vaatii meiltä paljon, sillä yksi syy siihen, miksi muistutukset ja punaiset pallot ovat niin hillittömiä on se, että ne ruokkivat dopamiiniaineenvaihduntaamme. Aina kun värkki sanoo plim, se aktivoi uteliaisuutemme ja kiinnittää huomion siihen, mitä uutta saattaa olla tarjolla.

Harmi vaan, että useimmiten siellä sähköpostissa on oikeasti kiinnostavan tai arvokkaan postin sijaan Gigantin uutiskirje.

Mutta pienelläkin pääsee alkuun. Käy aluksi läpi vaikka vain puhelimesi muistutusasetukset (löytyy useimmissa puhelimissa kohdasta asetukset – ilmoitukset). Poista sieltä se, minkä pystyt – ja jo nyt olet lisännyt merkittävästi kykyäsi keskittyä käsillä oleviin tehtäviin.

Pitää tehdä tarkalleen päin vastoin

17/12/2012

9 kommenttia

Viime aikoina on taas pidetty meteliä siitä, millä horisontissa siintävä työvoimapula saadaan selätettyä. On väläytelty eläkeiän nostamista, työviikkojen pidentämistä ja palkkojen laskemista.

Tuottavuusvajetta ei kuitenkaan korvata tunteja lisäämällä.

Frederick Taylor mullisti aikanaan tehdastyön tehostamalla pikkutarkalla tutkimuksella tehtaiden tuottavuutta. Kun teollisuusprosesseista höylättiin turhat vaiheet pois, tehtaat suolsivat tuotteita hurjaa tahtia. Taylorismista tulikin länsimaisen teollisuuden kivijalka.

Ongelmana on, että siinä vaiheessa kun turha hötö on siivottu pois prosesseista, ei matemaattinen tehostaminen enää toimikaan. Ihminen kun jaksaa vain niin ja niin paljon. Päin vastoin, viimeisen sadan vuoden aikana tuottavuus on kasvanut kaikkein parhaiten silloin, kun työaikaa on lyhennetty ja palkkoja nostettu!

Henry Ford mullisti aikanaan teollisen tuotannon kahteenkin kertaan. Hänet tunnetaan yleensä liukuhihnan keksimisestä. Fordin suurempi innovaatio oli kuitenkin kahdeksantuntinen työpäivä. Ford oli sitä mieltä, että puhki väsytetyt työläiset eivät olleet riittävän tuottavia; työntekijöiden piti saada myös levätä. Sen lisäksi hän ounasteli, ettei riistopalkalla raatavien motivaatio ole kohdallaan. Palkat piti siis tuplata.

Fordin yhtiökumppanit olivat kauhusta kalpeita. Eihän siinä ole minkään valtakunnan järkeä, että pudotetaan työtunteja ja vielä nostetaan palkkoja! Tuottavuushan romahtaa!

Ford runnoi kuitenkin muutoksensa läpi. Sen seurauksena virkeämmät ja motivoituneemmat työntekijät käärivät hihat ja laittoivat töpinäksi. Tehtaiden tuottavuus nousi rajusti. Lopulta muu raskas teollisuus joutui pikku hiljaa seuraamaan pitkin hampain perässä.

Nykyaikana ilmiö korostuu entisestään. Tietotyössä motivaation ja jaksamisen merkitys nousee aivan uusiin ulottuvuuksiin. Hilavitkuttimen toiseen liittäminen onnistuu vielä joten kuten vaikka silmät ristissä. Mutta väsyneenä ja stressaantuneena kyky luovaan ajatteluun ja oma-aloitteisuuteen kyykkää ennen kuin ehdit sanoa kissa. Ja sitten kyykkää yhtiön tuloskin.

Nykytiedon valossa eläkeiän pidentämisessä ja työtuntien lisäämisessä ei ole mitään järkeä. Pitää tehdä juuri toisin päin. Jos haluamme valmistautua ikäluokkien murrokseen kunnolla, pudotetaan työpäivä kuuteen tuntiin ja nostetaan palkkoja. Näin saadaan tuottavuus kunnolla kasvuun.

Me tarvitsemme ennen kaikkea ratkaisuja, jotka saavat ihmiset innostumaan siitä, mitä he tekevät. Teollinen aikakausi on tulossa tiensä päähän, ja etenkin täällä lännessä tietotiiviit alat tulevat nousemaan yhä suurempaan rooliin. Tietotyö vaatii aitoa kiinnostusta ja terävää ja levännyttä päätä: tästä syntyvät Roviot, Supercellit ja Jollat.

Ennen kaikkea tietotyö vaatii ihmisiä, jotka ovat aidosti kiinnostuneet siitä, mitä tekevät. Tämä ei onnistu pää sumussa ja hampaat irvessä puurtaen. Se onnistuu silloin, kun työnkuva on mielekäs ja työkuorma sopiva. Tietotyön murrosta ei ratkaista teollisuuden keinoin. Nyt tarvitaan innostunutta ja motivoitunutta yhteiskuntaa.

Kohtaako tulevaisuuden työ tekijänsä?

19/11/2012

13 kommenttia

Elämme kenties teollisen vallankumouksen jälkeen merkittävimmän yhteiskunnallisen rakennemurroksen aikaa. Viime vuosikymmenten alati kiihtyvä teollis-teknologinen kehitys on synnyttänyt muutosvoimia, joiden merkittävät vaikutukset näkyvät maailmantaloudessa. Raskas teollisuus on paennut itään. Informaatioteknologia on synnyttänyt kokonaan uusia teollisuudenaloja. Samalla suuret ikäluokat siirtyvät vielä eläkkeelle.

Tulevaisuuden työ näyttää hyvin erilaiselta kuin ennen.

Ikämurroksen myötä tietotyön rooli ja automatisoituminen korostuvat. Tarvitaan enemmän aikaa ajatella. Pelkkä suorittaminen ei enää riitä.

Tutkimukset osoittavat, että taitava ajattelu kehittyy ennen kaikkea innostuksen kautta. Maailmaa muuttaneet nerot ovat poikkeuksetta innostuneet jo pienestä pitäen omasta alastaan. Tulevaisuuden työtä ei voi enää tehdä ihmisrobotti. Oikeat robotit tekevät mekaaniset työt tehokkaammin.

Tulevaisuuden työ vaatii tekijäkseen luovaan ja ketterään ajatteluun kykenevän intohimoisen ammattilaisen. Intohimon ja innostuksen hyödyt tunnetaan jo hyvin. Aidosti innostunut työntekijä on Harvard Business Review’n mukaan 16% tehokkaampi, ja 32% ei-innostunutta sitoutuneempi työpaikkaansa. Gallupin tutkimuksen mukaan innostuneilla työntekijöillä on kolme kertaa vähemmän työpoissaoloja. London School of Economicsin viime vuonna julkaistun tutkimuksen mukaan työntekijöiden motivaatioon ja hyvinvointiin sijoitetun punnan tuotto on hulppeat yhdeksän puntaa.

Lahjakkuustutkimus ja aivotutkimus kertovat puolestaan yksiselitteisesti, että innostunut paneutuminen johtaa monin verroin mekaanista suoritusta tehokkaampaan oppimiseen. Ja luova ajattelu ei ole edes mahdollista ilman aitoa paneutumista ja mielenkiintoa.

Motivaatiopsykologian tutkimus kertoo, mistä innostus syntyy. Maailman johtavat motivaatiopsykologit Richard Ryan ja Edward Deci osoittavat, että intohimon taustalla ovat psykologiset perustarpeet: autonomia, kompetenssi ja yhteys toisiin. Kun nämä tarpeet täyttyvät, ihminen ohjautuu sisäisen motivaation varassa tekemään itseään kiinnostavia asioita ja kehittyy niissä alati paremmaksi.

Innostavat asiat eivät kuitenkaan tupsahda itsestään syliin. Ne edellyttävät elämänkokemusta ja kokeilua. Ihmisen aivokuori kehittyy radikaalisti vielä 25-vuotiaaksi asti. Silti ihmiset joutuvat nyt tekemään koko elämää määrittäviä valintoja jo 15–18 -vuotiaina.

Meidän pitäisikin päästä pois putkitutkintomallista ja siirtyä koulutukseen, jossa oppilaat voivat kokeilla vapaasti erilaisia aloja kunnes löytävät oman intohimonsa kohteen.

Tulevaisuuden työ tarvitsee aidosti kiinnostuneen ja innostuneen tekijän. Taitavaa tietotyötä ei tehdä mekaanisesti suorittaen. Alati muuttuvassa maailmassa tarvitaan alati ketterämpää ajattelua. Tulevaisuuden haasteita varten me tarvitsemme innostustaloutta: sellaista yhteiskuntaa, jossa on normaalia herätä aamulla ja lähteä intoa täynnä tekemään juuri sellaista työtä, joka kiinnostaa eniten.

Bob Dylan totesi kerran, että ihminen on menestyjä silloin kun hän herää aamulla ja menee illalla nukkumaan – ja tekee siinä välissä niitä asioita, joita haluaa. Innostunut ihminen kehittyy alallaan jatkuvasti paremmaksi. Innostusyhteiskunta on aitojen menestyjien yhteiskunta.

PS. Muutama viikko sitten julkaistiin Frank Martelan kanssa kirjoittamani raportti Ammattiosaajan hyvä elämä. Tutkimusraportissa kartoitamme työkaluja ja ratkaisuja erityisesti ammattiosaajien hyvinvointiin. Voit tutustua raporttiin täältä.