Yksi suurimmista työelämän stressinaiheuttajista on tunne siitä, että kaikki mahdollinen pitää saada valmiiksi heti tai ainakin viimeistään jouluksi ja juhannukseksi. Tosiasiassa vain osa tehtävistämme ja projekteistamme on oikeasti tärkeitä – jos nekään.

Yleensä kaikki tuntuu tärkeältä silloin kun keskitymme siihen. Vain läpivalaisemalla sitoumuksemme ja projektimme voimme selvittää, mikä on todellisuudessa tärkeää. Päämäärien valitsemisen lisäksi keskeistä omien prioriteettien selvittämiselle on myös selvittää, mille voimme tarvittaessa sanoa ”ei”.

Jos kaikki on sinulle tärkeää, mikään ei ole sinulle tärkeää.

Prioriteettien kirkastaminen auttaa toimimaan silloin kun elämä yllättää. Monesti asiat eivät mene suunnitellusti. Tällöin jostain aiotusta toimesta tai projektista täytyy tinkiä tai luopua. Mutta mistä? Jos prioriteetit eivät ole selvillä, pahimmassa tapauksessa päädyt laittamaan jäähylle juuri sen elämäsi kannalta keskeisimmän projektin.

Prioriteetit voi tehdä erilaisilla aikajänteillä elämäntilanteestasi riippuen. Viimeiset kymmenen vuotta olen itse käyttänyt tässä esiteltävää priorisointiharjoitusta kerran puolessa vuodessa. Tosin silloin kun vedin hektistä Lightneer-startupia, tein parin vuoden ajan prioriteetit kerran viikossa. Tahti oli niin kiivas, että tekemisen kirkkaus täytyi säilyttää joka ikinen työviikko.

Priorisoinnin aikajänne riippuu lähinnä siitä, kuinka paljon elämässäsi ja työssäsi on muutoksia. Aikajänne voi olla viikko, kuukausi, puoli vuotta tai vuosikin. Pääasia on, että kirkastat tasaisin väliajoin itsellesi, millä on oikeasti väliä. Yksi parhaista ajanjaksoista priorisointiharjoituksen tekemiselle on juuri nyt kesäloman kynnyksellä.

Prioriteetit selviävät listaamalla ensin ylös kaikki käynnissä olevat projektit. Jos tarkastelet vaikkapa ensi syksyn tulevia hommia, kirjaa ylös kaikki projektit, joiden parissa aiot työskennellä jouluun asti. Prioriteetit on hyvä listata joko kesä- tai joululoman alussa tai, jos olet silloin ihan stressisolmussa, niin sitten päivää tai paria ennen kuin palaat lomalta töihin.

Kirjaa projektit ensin ylös otsikkotasolla. Kirjaa listaasi niin työtä kuin muutakin elämää koskevat projektit. Projekti voi olla töissä vaikkapa tuotekehitys, asiakkuus, muutosprosessi tai strategian kehittäminen – ja vapaa-ajalla vaikkapa uuden harrastuksen aloittaminen, remontti, muutto tai vaikka runokirjan kirjoittaminen. Kirjoita sitten kustakin projektista 1–2 kappaleen kuvaus. Mikä projekti on kyseessä? Mitä se edellyttää sinulta? Miksi se tuntuu sinusta tärkeältä? Mitä sen onnistumisesta voi parhaimmillaan seurata?

Kun olet kirjannut kustakin projektista kuvauksen, listaa sitten projektit tärkeysjärjestyksessä. Mikä projekti on sellainen, että sen epäonnistumisesta tulee vakavia seurauksia? Mitkä taas ovat projekteja, jotka olisi kiva saada onnistumaan, mutta jos ne siirtyisivät tai vaikka kuopattaisiin kokonaan, maailma ei räjähdä?

Priorisoinnissa on keskeistä huolehtia siitä, että etenkin kaikkein tärkeimmät asiat pysyvät hyvin mielessä.

Siirrä siis vielä lopuksi listasi kolme tärkeintä kohtaa erilliseen listaan tai erota ne muista vaikka ympyröimällä tai alleviivaamalla. Tässä ovat nyt seuraavan ajanjakson keskeisimmät onnistumistavoitteet. Jos saat nämä kolme maaliin, asiat ovat jo ihan hyvällä tolalla. Ja vaikka ihan jokainen kohta listallasi ei vielä etenisi, ei siitä seuraa todennäköisesti suurta harmia.

Pääasia on, että syksyllä töihin palatessasi tiedät, mitkä asiat pitää ainakin saada onnistumaan – ja mitkä tavoitteet voit tarvittaessa hyllyttää tai kuopata, jos elämä yllättää.

Sitten voitkin laittaa hetkeksi työhanskat naulaan ja nauttia kesästä.