Harva elää erakkona metsän keskellä. Useimmiten olemme ainakin töissä tekemisissä myös muiden ihmisten kanssa. Ajattelun kirkkauden kannalta lähes yhtä tärkeää kuin häiriötekijöiden poistaminen on sopia yhteiset pelisäännöt. Erityisen tärkeää tämä on töissä, mutta myös kotona kannattaa aika ajoin miettiä, mitkä työt kuuluvat milloinkin sinun vastuullesi ja mitkä muille.

Vastuunjako edellyttää suunnittelua. 

Kokoa tiimisi yhteen. Miettikää yhdessä, miten esimerkiksi sähköposti-, pikaviesti-, tai puhelutulvaa voisi suitsia. Voisiko kokoukset saada toimimaan jouhevammin – tai tarvitseeko niitä ryökäleitä ylipäätään pitää puolta tusinaa joka ikinen päivä?

Ajattelun sujuvuuden kannalta on olennaista, että toimintasi ohjautuu omista, tiimisi ja perheesi päämääristä käsin. Tämän takia on ensin olennaista hahmottaa, miksi ylipäätään teette mitä teette. Sitten kannattaa miettiä, onko joka ikiseen pikaviestimeen pakko vastata viidentoista sekunnin viiveellä. 

Lähes kaikissa valmentamissani organisaatioissa riittää yleensä, että sähköpostit katsotaan kerran päivässä. Miksi sitten ihmiset tulevat niin kärttyisiksi, jos viestiin ei ole vastattu heti? Tai miksi me toistamiseen hamuamme sitä sähköpostia, kun ensimmäinen punainen numeropallo ilmestyy tai kun ohjelmisto sanoo plim? Onko sinun ihan oikeasti pakko tietää viidessä sekunnissa, mikä uutuussarja on tänään tullut Netflixiin tarjolle?

Hyvä lähtökohta viestintäsääntöihin on, että sähköposteihin vastataan viimeistään viikon loppuun mennessä, pikaviesteihin viimeistään seuraavana päivänä. Jos on tosi kova kiire, niin voi soittaa tai laittaa tekstiviestin – tai vaikka tulla ihan fyysisesti piipahtamaan.

Kokousten järjestämisen osalta on hyvä miettiä aluksi, onko kokousta pakko järjestää – vai hoituisiko asia Slack- tai Teams-viestillä? Jos kokousta kuitenkin tarvitaan, kutsu vain ne ihmiset, joiden on ihan oikeasti pakko olla läsnä. Veikkaan, että kokouksiin cc-kutsutut tyhjäntoimittajat maksavat firmoille miljardeja.

Kokouksilla pitää myös olla päämäärä ja niiden pitää johtaa tuloksiin. Tästä syystä kokouksia ennen pitää aina lähettää ainakin kevyesti muotoiltu kokousagenda – ja ennen kokouksen loppua on hyvä sopia ainakin muutama konkreettinen toimenpide, joilla käsiteltyjä asioita edistetään. 

Hyvä tapa on ajoittaa kokoukset alkamaan 15 minuuttia yli tasatunnin – ”akateeminen vartti” toimii muuallakin kuin yliopistoissa. Tällöin kokousten väliin jää hengitysvaraa. Yleensä tunnin asiat saa helposti sovittua puolessa tunnissa, jos aikaa on varattu vain sen verran. Lopuksi, jos aikaa jää yli, lopeta kokous ja mene vaikka hetkeksi nauttimaan ulos auringonpaisteesta sen sijaan, että käyttäisit viimeisen vartin yleisistä asioista jaaritteluun.

Sopimalla selkeät viestintä- ja kokouspelisäännöt vapautat tietoiselle mielellesi kottikärrykaupalla kaistanleveyttä, jonka voit käyttää keskittyäksesi kulloinkin kaikkein tärkeimpiin asioihin.