5 vinkkiä sähköpostilaatikon kevätsiivoukseen

04/01/2010

Joululoman aikana sähköpostilaatikko täyttyy helposti sadoista viesteistä. Kun postilaatikkosi tukkeutuu, hukkuvat kiireelliset ja tärkeät yhteydenotot uutiskirjeiden ja Viagra-mainosten sekaan. Etsiessäsi jotain tiettyä sähköpostia hiipivät muut postilaatikossa vaanivat viestit tukkimaan huomiokanavasi: stressikierrokset nousevat kuin varkain.

Seuraavassa esittelen viisi vinkkiä sähköpostilaatikon putsaamiseksi. Tuloksena inboxiisi päätyvät vain sellaiset yhteydenotot, jotka ovat oikeasti tärkeitä, ja sähköpostin rooli stressinaiheuttajana vähenee merkittävästi.

1) Pidä roskapostisuotimesi ajan tasalla

Kouli sähköpostiohjelmasi roskapostisuodinta merkitsemällä säännöllisesti siltä livahtaneet postit roskapostiksi, ja väärät hälytykset puolestaan toivotuiksi vieraiksi. Näin pidät huolen siitä, että sinulle osoitetut viestit löytävät tiensä inboxiisi, ja sähkösaaste päätyy automaattisesti roskakoriin.

2) Peruuta uutiskirjeet, joita et seuraa

Lähes kaikki uutiskirjeet tarjoavat mahdollisuuden peruuttaa kirje. Ota tavaksesi peruuttaa kaikki sellaiset uutiskirjeet, joita et seuraa. Jos kirjeen lähettäjä ei ole vaivautunut peruutuslinkkiä liittämään, kouluta roskapostisuotimesi nappaamaan lurjus kiinni.

3) Käytä kansioita

Tee kansioita eri sähköpostiaihealueiden mukaan. Hyviä kansioluokkia ovat esimerkiksi ”Aktiiviset”, ”Projektit”, ”Vastuualueet” ja ”Arkisto”. Lisäksi voit tehdä kullekin yksittäiselle projektille alikansiot. Näin sähköpostisi ovat aina käsillä, ja löydät nopeasti tarvitsemasi informaation.

4) Käytä sähköpostiohjelmasi sääntöjä

Ohjaa esimerkiksi tilaamasi uutiskirjeet ja muut tiedotteet suoraan omaan ”Ohjatut”-kansioonsa pois inboxista. Tee esimerkiksi sääntö, jonka mukaan viestit, joiden otsikkokentässä lukee ”Filosofian Akatemian uutiskirje” ohjautuvat automaattisesti kansioon ”Ohjatut”.

5) Pidä aktiiviset ja arkistoitavat viestit visusti erillään

Lajittele sähköpostilaatikkosi sisältö säännöllisesti. Jos viesti on turha, tuhoa se. Jos viesti vaatii vastausta tai muuta aktiviteettia, vastaa joko heti, tai siirrä viesti ”Aktiiviset”-kansioon. Jos haluat säilyttää viestin, mutta se ei vaadi toimintaa, siirrä se ”Arkisto” -kansioon. Näin arkistoitava materiaali ei vie huomiotasi silloin, kun jotain tarvitsee tehdä, mutta pääset siihen yhä tarvittaessa käsiksi.

Näillä viidellä konstilla pidät huolen siitä, että sähköpostilaatikkosi pysyy tyhjillään, eivätkä tärkeät yhteydenotot huku tusinainformaation sekaan. Seurauksena saat eliminoitua yhden merkittävän stressinaiheuttajan elämästäsi ja vapautat aikaasi tärkeämmille asioille.

Lisää vinkkejä stressittömään työhön löydät Filosofian Akatemian Ajattelunhallinnan oppaasta. Lataa se maksutta täältä.

Loistavaa alkanutta vuotta kaikille!

Rautaisannos hidasta aikaa lataa akut uuteen vuoteen

21/12/2009

1 kommentti

Ajattelu ei tapahdu vain pään sisällä. Ajattelumme on sen sijaan vuosi vuodelta yhä verkottuneempaa: päähän putkahtavista ajatuksista yhä useammat saavat nykyaikana alkunsa planeetan toisella puolella. Samaten nykyteknologia mahdollistaa yhä ketterämmän ajattelun ulkoistamisen: ajatukset joita emme juuri nyt tarvitse voi siivota odottamaan käyttöä esimerkiksi verkkopilveen, älykännykkään – tai vaikkapa muistivihkoon.

Ajattelun verkottuminen mahdollistaa yhä rikkaamman ja luovemman ajattelutyön. Samalla ajattelun ulkoistaminen mahdollistaa stressittömän keskittymisen käsillä olevaan asiaan: kun siivoat juuri nyt tarpeettomat ajatukset ajattelunhallintajärjestelmään, on käytössäsi täydet seitsemän huomiokanavaa, ja työ sujuu kuin tanssi.

Joskus tekee kuitenkin hyvää palauttaa ajattelu ihan perinteiseen biologiseen lähipiiriin. Hidas aika mahdollistaa omaan ajatteluun tutustumisen, ja laadukas ajanvietto perheen ja hyvien ystävien kanssa edesauttaa hyvinvointia. Joskus onkin hyvä vetää johto seinästä ja irrottautua hetkeksi verkottuneen elämän hektisyydestä.

Joulun aikaan onkin hyvä jättää tietokone avaamatta, vaihtaa älykännykkä hetkeksi perinteiseen puhelimeen – tai jättää puhelin kokonaan kaapin pohjalle. Rautaisannos hidasta aikaa lataa akut uutta vuotta varten niin, että ajatus juoksee taas tuoreeltaan verkottuneena.

Ajattelun ammattilainenkin vetäytyy loppuvuodeksi bittiavaruudesta ja kytkeytyy tietoverkkoihin taas tammikuun alussa.

Kiitos kaikille kuluneesta syksystä, loistavista kommenteista ja uusien ajatusten herättämisestä! Lennokkaita ajatuksia, rauhaisaa joulua ja onnellista uutta vuotta!

PS. Kurkkaa täältä Filosofian Akatemian joulukortti.

Näin teet itsestäsi tahdon jättiläisen

14/11/2009

1 kommentti

Tunnustan erehtyneeni. Taannoisessa blogimerkinnässä väitin, että tahdonvoima on ajattelun ammattilaiselle lähes tarpeetonta. Ajattelin tuolloin, että riittävän taitavalla ajatusten ohjailulla ei omaa ajatteluaan tarvitse liikutella väkipakolla. Asiaa tarkemmin pohdittuani olen tullut toisiin aatoksiin. Itse asiassa tahdonvoima on mitä hyödyllisin ajattelun taito.

Ajatukset ovat prosesseja. Kuvitellaanpa, että ajatukset ovat eräänlaisia aaltoja, jotka sinkoilevat päänsisäisessä valtameressä. Tahdonvoima on tällöin eräänlainen kantoaalto: aalto, jonka selässä toiset aallot joko kulkevat, tai jotka tahdonvoima jyrää tsunamin lailla poikki. Ajatusten ohjaaminen vaatii aikaa ja harjaantumista. Joskus aikaa ei kuitenkaan ole.

Tahdonvoima on ennen kaikkea kyky muuttaa nopeasti omaa ajatteluamme.

Jos elämäsi on täydellisessä järjestyksessä, et tarvitse tahdonvoimaa. Tällöin ajatuksesi soljuvat omalla raikkaalla painollaan eteenpäin ilman, että sinun tarvitsisi kammeta niitä mihinkään suuntaan. Jos osaat ohjata ajatuksiasi samalla ketteryydellä, kuin Jackie Chan liikkeitään, et kenties tarvitse tahdonvoimaa. Mutta meille muille, jotka emme ole mentaalisia kung-fu -mestareita tai zen-munkkeja, on tahdonvoima mitä hyödyllisin taito.

Tahdonvoima on joko positiivista tai negatiivista. Positiivista tahdonvoimaa tarvitset silloin, kun haluat ylittää aloittamisen kynnyksen. Se on se taito, jota tarvitset silloin, kun et millään jaksaisi viikon sairastamisen jälkeen lähteä lenkille, silloin kun pitäisi aloittaa uusi työprojekti, silloin kun pitäisi viedä roskat. Se on kyky nostaa itsensä saappaanrakseista ylös viivästelyn suosta ja tarttua toimeen.

Negatiivista tahdonvoimaa puolestaan tarvitaan silloin, kun kaapin takahyllylle piilotettu suklaapatukka alkaa viekoitella seireenin lailla. Tällöin suklaapatukan alkuunpaneman ajatusprosessin ohjailu voi olla ylivoimaista – mutta riittävän harjaantuneella tahdonvoimalla voi kiusaavan prosessin katkaista kuin kananlennon. Ajatusprosessien katkaisu ei kuitenkaan käy käden käänteessä. Se vaatii yllättävän paljon voimaa.

Onneksi kumpaistakin tahdonvoimataitoa voi vahvistaa harjoituksen kautta. Joka kerta kun saat kammettua itsesi lenkille, vahvistat positiivista tahdonvoimaasi. Ja kun saat purtua hammasta ja jätettyä suklaapatukan vielä hetkeksi aloilleen, saa negatiivinen tahdonvoimasi siitä lisää mentaalista pinaattia. Tahdonvoima, niin kuin mikään muukaan taito, ei kuitenkaan treenaannu yhdestä tai kahdesta kerrasta.

Jos haluat kehittää tahdonvoimaasi, harjoita sitä järjestelmällisesti. Aseta itsellesi tarkkarajainen harjoituskausi, esimerkiksi kaksi viikkoa tai kuukausi. Keskity tuona aikana vain jompaan kumpaan tahdonvoimaasi. Pyri olemaan jättämättä harjoituskauden aikana yksiäkään treenejä väliin. Keskity siis joko aina viivästellessäsi ylittämään toiminnan kynnys ja tartu sinnikkäästi toimeen – tai lataa koko mielesi mahti peliin aina kun houkutus yllättää. Tulokset eivät näy päivässä tai parissa, mutta muutaman viikon jälkeen tulet varmasti yllättymään siitä, miten nopeasti olet edistynyt.

Tahdonvoima on oivallinen lisä ajattelun ammattilaisen työkalupakkiin. On hyvä pystyä tarvittaessa saamaan nopeasti säpinää jäseniin. Tahdonvoimallekaan ei pidä kuitenkaan antaa liikaa valtaa. Jos treenaat tahdonvoimasi ylikierroksille, voi tuloksena olla Chocolat-elokuvan comte de Reynaudin tapainen niuhokompleksi. Elämä ei ole kuitenkaan pelkkää suorittamista. Joskus tekee myös ihan hyvää haukata palanen suklaata.

Miten ajattelen pääni ulkopuolella?

30/10/2009

14 kommenttia

Laajalti levinneen uskomuksen mukaan ihminen ajattelee yhden päivän aikana noin 50’000 ajatusta. Oli tässä perää tai ei, aika paljon säpinää yhdessä päässä tapahtuu päivän kuluessa. Ei siis mikään ihme, jos huomiokanavat menevät välillä tukkoon, eikä oman pään sisällöstä tahdo saada hetkeen tolkkua.

Ajattelu seuraa paljolti ympäristössä tapahtuvia muutoksia. Jos satut esimerkiksi baariin, jossa on televisio, saa tahdonlujuutesi olla zen-munkin tasoa, jotta ajatuksesi eivät lähtisi ajelehtimaan katodiputken sädemyrskyn tuudittamina. Useimmilla meistä silmät harhautuvat vaistonvaraisesti tuijottamaan katonrajaan ripustettua töllöä, vaikka päällä olisi Ostos-TV.

Ympäristö vaikuttaa radikaalisti ajattelutoimintaamme.

Normaali ajattelutoiminta on pääsääntöisesti reaktiivista. Ajattelemme siis useimmiten sitä, mikä nyt sattuu päähän pälkähtämään. Ajattelun ammattilainen pyrkii puolestaan proaktiiviseen ajatteluun. Proaktiivinen ajattelu tarkoittaa omista mielenkiinnon kohteistamme syntyvää ajattelua. Proaktiivista on esimerkiksi arvoituksen ratkaiseminen tai artikkelin työstäminen, päättelytyön tekeminen, mietiskely tai vaikkapa haaveilu.

Usein kuitenkin ajattelumme reaktiivisuus ja viettitoiminnot kampeavat ajatuksenjuoksun sivuun valitsemastamme aiheesta. Puhelin soi tai email piippaa, ja punainen lanka katkeaa jotta naps. Siksi häiriötekijät kannattaa pitää minimissään ainakin omassa työympäristössäsi. Kun haluat tehdä keskittyneesti töitä, sulje puhelin, laita työhuoneen ovi kiinni, siivoa työpöytäsi ja laita vaikka korvatulpat korviin. Näin häiriötekijät eivät kampea ajatteluasi raiteiltaan.

Häiriöiden eliminoimisen lisäksi ajattelun ammattilainen myös käyttää ympäristöään ajattelussaan. Ajattelu ei tapahdu vain pään sisällä – ajatteluprosessisi sisältävät usein myös elementtejä ympäristöstäsi. Ajattelun reaktiivisuus osoittaa tämän tehokkaasti: moni ajatus olisi jäänyt syntymättä ilman niitä alkuun panneita ympäristöärsykkeitä.

Ajatuksia voi ulkoistaa ympäristöön myös omalla toiminnallaan. Tyypillinen tapa ulottaa ajatusprosesseja ympäristöön on jättää esimerkiksi postiin vietävä kirjekuori oven eteen niin, että se tulee automaattisesti mukaan aamulla töihin lähtiessä. Näin ulkoistat ajatusprosessin, joka muutoin pyörisi mielessäsi muistuttelemassa siitä, että kirje pitää ottaa aamulla mukaan. Kun tiedät, että kirje tulee väistämättä mukaan aamutuimaan, ei siitä tarvitse enää hermoilla. Ajatusten ulkoistamiseen perustuu muuten myös ajattelunhallinta, johon voit tutustua esimerkiksi lataamalla tästä Ajattelunhallinnan oppaan.

Ajatteluprosessien ulkoistamista voit käyttää myös ajattelusi ohjaamiseen haluamaasi suuntaan. Voit esimerkiksi artikkelia kirjoittaessasi tehdä artikkelin aihepiiristä miellekartan ja ripustaa sen seinälle työpisteeseesi tai muulle näkyvälle paikalle, jossa haluat ajatustesi kiinnittyvän artikkelin aihepiiriin. Kun tulet työhuoneeseesi, silmäsi kiinnittyvät johonkin miellekartan kohtaan ja mielesi singahtaa saman tien jahtaamaan jotain artikkelillesi kriittistä oivallusta. Näin aktivoit aina miellekartan nähdessäsi työllesi keskeisiä ajatuksia ja kanavoit ajatuksesi pois esimerkiksi illalla odottavasta keittiön siivoamisesta.

Oma työ- ja kotiympäristö kannattaa siis pitää mahdollisimman vapaana turhanaikaisista ajatustenherättäjistä. Sen lisäksi elinympäristöt kannattaa täyttää sellaisilla virikkeillä, jotka ohjaavat ajatteluasi haluamaasi suuntaan. Tällöin ajattelet kirkkaammin ja keskittyneemmin niitä asioita, joita haluat, eikä mielesi reaktiivisuus enää taajaan keskeytä hedelmällisiä pohdintoja.

Kirjoita siis vaikka heti jostakin tärkeästä projektista miellekartta tai yksityiskohtainen muistilappu ja ripusta se näkyville jonnekin, missä se tulee huomatuksi silloin, kun haluat ajatella projektiasi. Tuloksena ajatuksesi kirkastuvat ja kohdistuvat useammin sellaisiin asioihin, joita sinä itse haluat ajatella.