Nyt kun syksy on taas lähdössä täyteen vauhtiin, häämöttää monen horisontissa sama vanha ongelma: tekemistä on valtavasti, mutta vyyhden päistä ei ole tietoakaan. Nykyaikainen elämä on pirstaloitunut toinen toistaan pienempiin tehtäväatomeihin, joiden hallinnointi on liki mahdotonta.

Tehtäväkentän hallinnoimisessa auttaa kyllä esimerkiksi ajattelunhallinta. Ei kuitenkaan riitä, että hallinnoi tehtäväkenttää tehokkaasti. Kuten Stephen Covey on sanonut, ”Ei riitä, että hakkaat puita tehokkaasti. Pitää hakata oikeassa metsässä.” Keskeiseksi kysymykseksi nousee siis: ”Mistä tiedän, mikä on juuri minulle olennaista?”

Nykyaikana tehtäviä on niin turkasesti, että niistä keskeisten poimiminen näyttää lähes mahdottomalta: kaikkihan ne ovat tärkeitä! Onneksi tehtäväkenttään saa tolkkua muutamalla yksinkertaisella toimella. Seuraavassa esittelen neljä yksinkertaista askelta, joilla otat puolessa tunnissa selvää oman tehtäväkenttäsi arvojärjestyksestä.

1. Tiedä, mitä olet tekemässä

Tärkeysjärjestyksen löytäminen on konstikasta, jos et tiedä, mitä olet tekemässä. Kirjoita siis aluksi ylös kaikki hankkeet, jotka sinun täytyy tehdä ja jotka sinä haluat tehdä lähitulevaisuudessa. Jos toimesi asustavat alitajuntasi syövereissä, et voi tehdä niille tietoisesti mitään. Tällöin ne putkahtelevat mieleesi silloin kun lystäävät. Jos sen sijaan ulkoistat ajatuksesi kirjoittamalla ne paperille, pystyt ensinnäkin hahmottamaan kerralla koko toimintakenttäsi, ja toisekseen muokkaamaan sitä mieleiseksesi.

Kirjoita siis paperille kaikki käynnissä olevat työn ja vapaa-ajan hankkeet sekä vastuualueesi. Kirjoita ylös myös sellaiset hankkeet, joiden lähitulevaisuudessa aloittamista olet suunnitellut. Jos töissä on käynnissä kehitysprojekti tai toimiston muutto, kirjaa nämä ylös listaasi. Samaten jos kotona häämöttää kellarin siivous tai kylpyhuoneremontti, kirjaa se mukaan. Listalle kuuluvat myös kaikki harrastukset puutarhanhoidosta lenkkeilyyn. Lopuksi listaa vielä vastuualueesi: talonyhtiön hallituspaikka, nappulaliigan vetovastuu tai vaikkapa opiskelijajärjestön tiedotusvastaavan pesti.

2. Tutustu tehtäväkenttääsi

Kun olet kerännyt hankkeesi ja vastuualueesi ylös, kirjoita muutaman kappaleen pituinen kuvaus jokaisesta hankkeesta ja vastuualueesta. Näin tutustut syvällisemmin siihen, mitä kaikkea hankkeesi todella edellyttävät ja miksi olet sitoutunut niihin. Syventymällä koko tehtäväkenttääsi tutustut paremmin siihen, miksi oikeasti teet sitä, mitä teet.

Pyri vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: ”Mikä tämä tehtävä on?” ”Mitä siitä seuraa?” ”Mikä sen paras mahdollinen lopputulos on?” ”Mitä se mahdollistaa?” ja ennen kaikkea: ”Miksi tämä tehtävä on tärkeä?”

Nappulaliigan koutsi voisi esimerkiksi vastata: ”Valmennan paikallisia ekaluokkalaisia paremmiksi jalkapalloilijoiksi. Tämän seurauksena lapset oppivat liikkumaan ja nauttimaan ulkoilusta sekä kehittyvät taitavammiksi ja sosiaalisemmiksi ihmisiksi. Parhaassa tapauksessa jokainen osallistuja nauttii pelaamisesta täysin rinnoin ja joku saattaa jopa löytää oman juttunsa urheilun parista. Tehtävä on tärkeä, koska sitä kautta pystyn vaikuttamaan myönteisesti paikkakunnan lasten elämään edesauttamalla heidän harrastusmahdollisuuksiaan. Samalla pääsen myös toimimaan urheilun parissa, joka on minulle erittäin tärkeää.”

3. Tutki tehtäväkenttääsi

Piirrä kirjaamista hankkeista ja vastuualueista miellekartta. Ota A4- tai A3-kokoinen paperiarkki. Kirjoita arkin keskelle: ”Syksyn 2010 aktiviteetit.” Kirjoita nyt kaikki ykköskohdassa keräämäsi hankkeet ja vastuualueet paperille ja ympäröi ne. Yhdistä toisiaan tukevat hankkeet viivoilla. Yhdistele eri aktiviteettejasi parhaaksi katsomalla tavalla ja lisää paperille myös edellisessä kohdassa esiin nousseita oivalluksia.

Pyri hahmottamaan, mitkä hankkeista tukevat toisiaan, mitkä tuntuvat jarruttavan toisia hankkeita, ja mitkä eksyvät yksin paperin laidalle potkimaan kiviä vailla mitään yhteyttä muuhun elämääsi. Näin synnytät mielikuvan siitä, miten elämäsi eri osa-alueet tukevat toisiaan, ja millä tavoin ne liittyvät toisiinsa – tai liittyvätkö ne lainkaan toisiinsa. Juoksuharrastus voi esimerkiksi toimia nappulaliigan tukena, ja jos työn puolesta tulee lähinnä istuttua toimistossa, edistää urheilu myös työhyvinvointia.

Pyri myös miettimään, miten hankkeesi liittyvät kutsumukseesi tai siilikonseptiisi – millä tavoin ne edistävät elämääsi kohti sitä, mitä juuri sinä olet parhaillasi.

4. Rakenna tärkeysjärjestys

Sanon tämän englanniksi, koska suomeksi se kuulostaa kömpelöltä: ”There is no task as easy as no task.” Jos voit jättää jotain pois, jätä se pois. Jos pestisi talonyhtiön hallituksessa ei tue mitään oikeasti tärkeää elämän osa-aluetta, jättäydy pois hallitusvastuusta. Ja jos taas työprojektisi sotivat toisiaan vastaan, ota asia esiin pomon kanssa ja pyri järkeistämään toimenkuvasi niin, että työtehtäväsi edesauttavat ja tukevat toinen toistaan.

Kun jäljellä ovat vain ne tehtävät ja vastuualueet, jotka todella tukevat toisiaan ja jotka oikeasti haluat tehdä, laita ne tärkeysjärjestykseen. Kirjoita hankkeiden alle alaotsikoina niihin liittyvät osa-alueet ja osatoimet, jotka ovat nousseet esiin tehtäväkenttääsi tutkiessa. Numeroi myös nämä tärkeysjärjestykseen.

Merkitse lopuksi listaasi, mitkä ovat hankkeistasi ja vastuualueistasi kriittisimpiä. Jos teet listan paperille, alleviivaa ne. Tietokoneella voit käyttää vaikkapa paksunnettua fonttia. Huomioi, että realistista on keskittyä vain muutamaan keskeiseen juttuun. Paras tilanne on toki, jos kriittisiä tehtäviä on vain yksi.

Näillä askelilla synnytät nopeasti käsityksen siitä, mitkä elämäsi osa-alueet ovat oikeasti tärkeitä, ja mitkä voit jättää vähemmälle huomiolle tai kokonaan tekemättä. Keskittymällä siihen, mikä on tärkeintä varmistat, että hoidat taidokkaasti ja stressittä elämäsi keskeisimmät osa-alueet. Näin elämäsi on rikasta ja palkitsevaa.